Расчет командировочных расходов с примерами
Ситуация, когда работник отправляется в командировку, для многих организаций является неотъемлемой частью текущей деятельности.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
При этом закон обязывает работодателя сохранить за ним место работы на этот период, а также произвести компенсации определенных расходов.
Но расчет командировочных имеет ряд нюансов, которые следует учитывать, а также в законодательство постоянно вводятся корректировки и дополнения, что тоже осложняет несколько эту процедуру.
Содержание
- Корректировки в действующем законодательстве
- Алгоритм расчета среднего заработка для командировочных – формулы, примеры. Как рассчитать командировку нового сотрудника?
- Правила и порядок оплаты командировки
- Формулы
- Полезное видео
- Выводы
- Расчет командировочных: шпаргалка для бухгалтера
- 1. Определяем количество фактически отработанных в расчетном периоде дней
- 2. Определяем заработок за расчетный период
- 3. Вычисляем среднедневной заработок и сумму командировочных
- Средний заработок для командировки – примеры расчета в 2021 году
- Правила расчета среднего заработка для командировочных в 2017 – 2018 году
Корректировки в действующем законодательстве
Понятие командировки сформулировано в ст. 166 ТК РФ. Согласно ей, это поездка сотрудника в место отличное от постоянной работы (в другое структурное подразделение компании или к партнерам) с целью выполнения служебной задачи.
В статьях 167 и 168 описываются гарантии, предоставляемые сотруднику, а также на какие виды возмещений он может рассчитывать. Никаких особых корректировок в эти нормы не вносилось уже достаточно давно.
Сохраняемый средний заработок не должен ухудшать положение сотрудника и никогда не может быть меньше значения МРОТ, установленного на федеральном уровне.
Как рассчитать
Оформляется командировка с помощью приказа, издаваемого на основании служебной записки, утвержденного ранее графика или личного решения руководителя организации.
Обычно этот документ составляется по унифицированной форме Т-9 (скачать бланк здесь) или Т-9а.
Последний вариант применяется при отправке сразу нескольких сотрудников. После издания приказа сотрудник должен быть ознакомлен с ним под роспись.
Замечание. Хотя командировочное удостоверение и служебное задание перестали быть обязательными документами для оформления командировок еще в 2015 году некоторые компании продолжают их использовать, приняв соответствующие локальные нормативные акты.
Если это установлено правилами компании, то они должны быть также оформлены отделом кадров сразу после приказа.
Копию подписанного сотрудником и руководителем приказа отдел кадров должен передать в бухгалтерию организации.
На его основе рассчитывается размер положенных сотруднику выплат и производится авансирование из кассы организации наличными или переводом на банковскую карту.
Нужно учитывать, что в состав командировочных входит минимум 3 вида выплат:
- средний заработок сотрудника за период поездки;
- суточные;
- компенсация расходов.
Каждый из видов выплат считается по отдельно, т. к. правила для их расчета существенно отличаются.
Обычно суточные и компенсации расходов на проезд, проживание выплачивают в качестве аванса, а средний заработок сотрудник получает вместе с очередной зарплатой.
Но возможны и другие ситуации, например, организация может выплатить авансом зарплату за командировку.
Размер средней заработной платы
Первым делом для определения среднего заработка за период командировки нужно определить расчетный период (РП).
Из расчетного периода надо исключить все больничные, отпуска, другие командировки и т. д.
После определения РП надо посчитать количество рабочих дней в нем и сумму доходов сотрудника за этот период. В доход не войдут различные социальные пособия или мат. помощь от организации.
После определения этих показателей посчитать средний заработок, подлежащий выплате за период командировки можно просто воспользовавшись следующей формулой:
Размер выплаты = доход сотрудника за РП / кол-во рабочих дней в РП x кол-во рабочих дней в командировки.
При поездках в командировку оплачиваются рабочие дни и средний заработок считается именно за рабочие дни.
Если сотрудник занимался выполнением служебного задания в выходной день, то оплата за него происходит в двойном размере согласно общим правилам.
Обычно сумму среднего заработка не включают в аванс перед командировкой. Это связано с тем, что сотрудник может возвратиться из нее раньше срока, указанного в приказе, а также нередко наниматель вынужден продлевать сроки поездки.
Сумму суточных
Суточные — это компенсация работнику за дополнительные расходы на личные нужды, которые возникают при поездках.
Не секрет, что питаться даже в столовых выходит значительно дороже чем дома. В прошлом размер суточных был четко установлен законом и варьироваться не мог.
Но в настоящее время ситуация сильно изменилась. Теперь наниматель может самостоятельно устанавливать размер данной компенсации.
Важно! Размер суточных обязательно должен быть зафиксирован в соответствующем локальном нормативном акте (например, приказе), трудовом или коллективном договоре.
Однако, с целью исключения использования суточных для уклонения от уплаты налогов закон ограничивает их размер, необлагаемый НДФЛ.
При поездках по РФ необлагаемый налогом лимит на сотрудника — 700 р. в сутки, а при поездках за границу — 2500 р. в день.
Если наниматель платит суточные в большем размере, то с суммы превышения должен быть удержан налог и перечислены взносы в страховые фонды.
Важно учитывать, что суточные платятся исходя из календарных дней командировки. В них входит также и время в дороге до места назначения и обратно.
Отдыхал в конкретный день или занимался выполнением служебного задания человек не имеет значения для получения суточных. Они должны платиться даже за период больничного в командировке.
Приведем пример
Понять правила расчета командировочных гораздо проще, если посмотреть на готовый пример.
Его изучение позволяет снизить вероятность ошибок при проведении собственных расчетов.
Со 2 июля 2021 года его направили в командировку по РФ на 10 дней. РП (июль 2017 г. – июнь 2021 г.) отработан им полностью. Суточные в организации платятся в размере 600 р. в день.
Он должен будет получить следующие суммы:
Суточные | 10×600=6000 р. Они платятся даже за выходные дни |
Средний заработок | Он платиться только за рабочие дни. На период командировки их приходиться 8 |
Подсчет выплаты будет выглядеть следующим образом:
Налогообложение
В зависимости от типа выплат они по-разному учитываются организацией. Суточные и расходы на проживание и проезд она включит в состав прочих расходов, в то время как сумму среднего заработка за период поездки следует учитывать уже в расходах на оплату труда.
Непросто будет обстоять дело также с НДФЛ и социальными взносами. Полностью от них освобождены только суммы компенсаций за проезд и аренду жилья.
А также суточные в пределах установленных по закону необлагаемых лимитов:
700 рублей в сутки | при поездках по РФ |
2500 рублей в день | при загранкомандировках |
Все остальные суммы, т. е. суточные превышающие приведенный выше лимит, а также средний заработок, сохраненный за сотрудником подлежат стандартному налогообложению.
Работодатель должен удержать НДФЛ 13% и заплатить эту сумму в бюджет. Ему также придется заплатить положенные взносы в ФСС и ПФР.
Выплата компенсации
Государство на уровне закона обязало нанимателя компенсировать трудящимся, направленным в командировки, затраты на проезд в обе стороны, а также оплату жилья (гостиницы, квартиры и т. д.).
Подлежат также компенсации и иные затраты, если этот момент был заранее согласован с руководителем, и он дал свое разрешение.
Обычно сумма на оплату данных расходов выдается авансом. Сотрудник обязан предоставить по возвращению документы, подтверждающие их.
Если возник перерасход, но он уложился в установленные лимиты, то ему компенсируют затраты дополнительно.
Но, а если наоборот осталась часть аванса, то ее надо возвратить в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения из командировки при сдаче авансового отчета.
Проезд туда и обратно
Работодатель может оплачивать проезд сотрудника к месту командировки и обратно на любом виде транспорта, либо установить определенные ограничения.
Эти моменты должны быть оговорены в Положении о направлении в командировки.
Человек должен будет приложить к авансовому отчету для подтверждения расходов на проезд, в зависимости от типа транспорта, разные документы.
Подробную информацию о том, какие документы нужны для подтверждения расходов на транспорт приведем в таблице ниже:
Тип транспорта | Документы, подтверждающие расход |
Авиа | Обычный или электронный билет и посадочный талон |
Ж/д или автобус | Обычный или электронный билет (маршрутная квитанция) |
Такси | Чек ККТ или квитанция БСО |
Личный либо служебный автомобиль | Путевой лист, чеки за бензин, копия СТС или ПТС (при поездках на личном авто) |
На аренду жилья
При поездках в другие города и страны сотрудник может жить в гостинице или снимать квартиру.
В первом случае к авансовому отчету должны прилагаться счет, чек или квитанция БСО.
А во втором надо будет представить договор на аренду и документы, подтверждающие совершение платежа (БСО, чек ККТ, выписка со счета).
Видео: как провести процедуру
Работодателем может быть установлен лимит на расходы, связанные с арендой жилья в командировке. Он прописывается в положении о командировках.
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
- Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
- Позвоните на горячую линию:
- Москва и Область — +7 (499) 110-43-85
- Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-60-09
- Регионы — 8 (800) 222-69-48
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Алгоритм расчета среднего заработка для командировочных – формулы, примеры. Как рассчитать командировку нового сотрудника?
По ст. 167 ТК РФ при направлении работника в командировку за ним сохраняется средний заработок.
В текущем материале разберемся в порядке расчета данного показателя, в том числе для новых сотрудников.
★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг |
Пример расчета среднего заработка для оплаты командировки в 2017 году
Исходные данные примера:
Дата принятия в должность сотрудника – 10.07.2016. Дата отъезда в командировку 17.10.2017 (вторник). Дата завершения – 25.10.2017 (среда). В выходные – субботу и воскресенье сотрудник не работал. В компании установлена рабочая неделя в 5 дней с двумя выходными – суббота и воскресенье.
Период для расчета оплаты командировочных дней – с 01.10.16 по 30.09.17.
- 10 дней отпуска за свой счет (с 01.06.2017 по 10.06.2017),
- 28 дней основного отпуска (с 01.08.2017 по 28.08.2017),
- 5 дней больничного (с 01.09.2017 по 05.09.2017).
За указанный 12-тимесячный период заработано:
- з/плата 465000;
- отпускные – 33000;
- больничное пособие – 3800.
Расчет:
- База = 465000 (больничные и отпускные не принимаются в расчет);
- Отработанные дни = 204 (от рабочих дней по графику отнимаются дни указанных выше периодов);
- Дневной средний заработок = 465000 / 204 = 2279,41.
- Командировочные дни для оплаты = 7 (выходные не оплачиваются, так как трудовых задач не исполнялось).
- Средний заработок на время командировки = 2279,41*7 = 15955,87.
Расчет оплаты за выходные командировочные дни
Выходные дни, попавшие в период командировки, не нужно оплачивать, если сотрудник отдыхал. За такой день выплачиваются только суточные.
Если же он продолжал трудиться и в выходные, или же находился в этот день в пути, то их нужно оплатить по-особому:
- оплата должна быть в 2 раза выше, чем оплата обычного рабочего дня (или более, если это установлено ЛНА работодателя, коллективным соглашением или трудовым контрактом);
- оплата выполняется в одинарном размере с предоставлением отгула.
То есть расчет оплаты выходных проводится, исходя из оклада или тарифной ставки, а не исходя из среднего заработка, как это производится в отношении остальных командировочных дней.
Рассчитанная оплата за выходные дни, попавшие в командировку, облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Как учитывать годовые премии при расчете среднего заработка
Учет годовой премии при исчислении среднего заработка для командировочных вызывает немало вопросов.
Вопрос первый связан с тем, как учитывать годовую доплату в зависимости от момента ее начисления, Например, возможна ситуация, что работнику посчитан средний заработок без учета премии, а через какой-то период она начисляется за тот год, к которому относится расчетный период. Нужно ли учитывать такую премию и проводить перерасчет?
Для расчета необходимо посчитать суммарный доход за расчетный период – год. В него включают зарплату, а также премии. Все премии, за исключением годовой, учитываются, если они начислены в данном расчетном периоде. В отношении годовой премии действует другое правило – ее нужно учитывать за прошедший календарный год, и не важно, в каком периоде она начислена.
Более того, если проведен расчет среднего заработка, и он выплачен за командировку, а потом начислена годовая премия за прошлый год, то выплату нужно пересчитать с учетом дополнительных начислений. То есть к общему заработку, который применялся в расчете, нужно добавить начисленную премию, после чего определить средний заработок за 1 день и за весь командировочный период. Разницу нужно выдать сотруднику.
Например, если средний заработок для командировочной оплаты рассчитывается в январе 2018 года, то в расчет включается годовая премия за 2017 год независимо от момента ее начисления. Если такая премия начислена только в феврале 2018 года, то проводится новый расчет оплаты командировки с учетом годовых доплат.
Вопрос второй связан с тем, какую часть годовой премии нужно учитывать в расчете – полностью начисленную или ее часть.
Величина премии, подлежащая включению в расчет среднего заработка для командировочных, зависит от того, полностью проработан период, признаваемый расчетным, или нет, а также от того, полностью ли проработан работником тот год, за который начислена премия.
Годовая премия полностью учитывается в двух случаях:
- Первый – командировка приходится на январь – в этом случае расчетный срок для среднего заработка и период для назначения годовой премии совпадают.
С 12 по 18 января 2018 у работника командировка. Весь 2017 год он работал в организации, за этот год начислена годовая премия. Она полностью будет учтена при определении базы для среднего заработка, так как расчетный период – с 01.01.2017 по 31.12.2017 полностью совпадает с периодом, за который начислена годовая премия.
- Второй – дата приема на работу приходится на прошлый год, за который начислена годовая премия, а командировка приходится на месяц не позже месяца трудоустройства, в этом случае период, за который назначена годовая премия также полностью войдет в расчетный период для среднего заработка.
10 августа 2017 года сотрудник устроен на работу. С 5 по 10 июля 2018 у него командировка. За период с 10.08.2017 по 31.12.2017 работнику назначена годовая премия. Расчетный период для оплаты командировки по среднему заработку – с 01.07.2017 по 30.06.2018. Период для начисления премии полностью вошел в расчетный период, поэтому премию в полной сумме нужно включить в расчет.
Только в указанных выше двух случаях годовую премию в полном начисленном объеме нужно учесть в расчете базы для среднего заработка. Во всех остальных случаях включают только часть премиальной выплаты, которая начислена за дни, которые вошли в расчетный период.
Для вычисления используется формула:
Размер учитываемой премии = Годовая величина премии * Число отработанных рабочих дней в расчетном периоде / Число рабочих дней в расчетном периоде по произв.календарю.
Пример расчета оплаты командировочных с учетом годовой премии
Исходные данные:
Сотрудник отправлен 15 января 2018 года на 3 дня в командировку, все 3 дня оплачиваются по среднему заработку. Оплата вычисляется, исходя из показателей периода с 01.01.2017 по 31.12.2017. За этот срок сотрудник имел ежемесячный оклад 31500. Годовая премия начислена 28 января 2018 года в размере 35000, в изначальный расчет не попала. Все рабочие дни 2017 года отработаны полностью. В компании установлена пятидневная рабочая неделя.
В соответствии с производственным календарем в 2017 году – 247 рабочих дней. Все 247 отработаны сотрудником.
Расчет:
Изначально бухгалтер провела такой расчет:
Оплата командировки = (31500*12 / 247) * 3 дня = 4591,09 руб.
После начисления премии за 2017 год нужно провести перерасчет. Годовые премиальные полностью включаются в расчет, так как весь расчетный период входит в год, за который назначена премия.
Расчет оплаты с учетом премии = ((31500*12 + 35000) / 247) * 3 дня = 5016,19 руб.
То есть нужно доплатить сотруднику 5016,19 – 4591,09 = 425,1 руб.
Статья написана по материалам сайтов: azbukaprav.com, kontur.ru, buhland.ru.
»
detector