Порядок ведения кассовых операций: нововведения 2019-2020

МНноие бизнесмены с 1 июля 2017 года используют ККТ с подключением к сети Интернет и заключают договор на техническое обслуживание с оператором фискальных данных, который будет передавать информацию о платежах в адрес налоговых органов в электронном виде. К ним присоединились и те, у кого срок использования касс был отложен до 1 июля 2019-го.

Содержание

Ведение кассовой дисциплины в 2019 году

Кассовая дисциплина в 2019 году — это набор правил работы с кассой для организации и ИП. Это касается расходования наличной выручки, хранения налички и работы с ККТ.

Допустимую сумму наличных на конец рабочего дня организации устанавливают самостоятельно, остальное сдают в банк.

Ведение кассовой дисциплины в 2019 году для субъектов малого предпринимательства и ИП выражается в том, что они хранят в кассе столько наличных, сколько необходимо. Сумму устанавливают в приказе о лимите кассы, в противном случае лимит остатка — 0. Превысить лимит можно в дни зарплаты, выходные и праздники. Лимит расчетов наличными между организациями или ИП составляет 100 тыс. руб., с физлицами — ограничений нет. В бумажные документы (кроме ПКО и РКО) можно вносить исправления, электронные подписывают электронными подписями, а исправлять их нельзя.

Расходовать наличные организациям и ИП запрещено (п. 2 Указания Банка России от 07.10.2013 №3073-У), исключения предусмотрены для:

  • выплат работникам;
  • выдачи денег для подотчетных лиц;
  • оплаты товаров, работ, услуг;
  • возврата покупателям.

Наличные, полученные со счета в банке, расходовать на иные цели не запрещено.

ИП может тратить наличную выручку на личные нужды.

Изменения в кассовой дисциплине

В правила применения ККТ Федеральным законом от 03.07.16 №290-ФЗ внесены серьезные изменения, главным из которых является переход на применение онлайн-касс, передающих информацию о расчетах с использованием наличных денежных средств и электронных средств платежа через оператора фискальных данных в адрес налоговых органов в электронном виде. Информация передается в момент расчета.

Кроме того, Указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У внесены изменения в порядок ведения кассовых операций: для выдачи денег под отчет теперь не требуется полного погашения задолженности по ранее полученной сумме. Кроме того, у подотчетника можно не брать заявление, а оформить выдачу распорядительным документом — например, приказом руководителя.

Ответственность за нарушения правил работы с ККТ

Штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины 2019 регламентирует КоАП . За нарушение кассовой дисциплины 2019 штраф назначается, исходя из тяжести нарушения.

За несоблюдение правил работы с ККТ ( ст.14.5 ):

  • за неприменение ККТ штраф на должностных лиц — от 1/4 до 1/2 размера суммы расчета, но не менее 10 000 руб.; для юрлиц и ИП — от 3/4 до одного размера суммы расчета, но не менее 30 000 руб.;
  • за систематическое нарушение закона — дисквалификация для должностных лиц от 1 до 2 лет; для юрлиц и ИП — приостановка до 90 суток;
  • за применение не соответствующей требованиям ККТ и непредставление информации и документов по запросам налоговиков — предупреждение или штраф для должностных лиц от 1500 до 3000 руб.; для юрлиц и ИП — предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 руб.;
  • за ненаправление клиенту бумажного или электронного чека по его требованию — предупреждение или штраф для должностных лиц 2000 руб. Для юрлиц и ИП — предупреждение или административный штраф 10 000 руб.

Проверка кассовой дисциплины налоговыми органами в 2019 году осуществляется без ограничений.

УФНС составляет план проверок, но документ рассчитан только для внутреннего использования. Как правило, это происходит не чаще одного раза в год или при наличии жалобы.

Также проверку проведут, если фирма раньше нарушала дисциплину работы с кассой или работает с убытком.

Порядок ведения кассовых операций: нововведения 2018-2019

В 2018 году вступили в силу законодательные нормы, согласно которым изменен порядок ведения кассовых операций в части выдачи средств под отчет, а также оформления ряда кассовых документов. В статье разберем нововведения кассового учета и кассовой дисциплины в 2018 году.

Порядок ведения кассовых операций: нововведения 2018 года

В августе 2017 года законодатели обновили порядок ведения кассовых операций путем внесения ряда существенных изменений в Указание Центробанка №3210-У. Нововведения в первую очередь коснулись требований по оформлению кассовых документов и порядка выдача подотчетных сумм сотрудникам.

При этом основные требования кассового учета и кассовой дисциплины остались прежними:

  1. В 2018 году, как и ранее, организации и предприятия обязаны соблюдать лимит кассы в сумме, установленной локальным нормативным актом. При превышении лимита наличности в кассе предприятию грозит штраф.
  2. Организации могут использовать наличность в кассе в производственных целях – выдача зарплаты сотрудникам, закупка материалов, оплата товаров услуг. Использования наличных средств в кассе сотрудникам предприятия (в том числе руководителем и материально-ответственными лицами) не допускается.
  3. В 2018 году сохранен лимит расчета наличными в рамках одного договора – не более 100.000 руб. или денежный эквивалент в рублях по курсу ЦБ на дату расчетов (если оплата производится в валюте).

Выдача средств под отчет в 2018 году

До внесения законодательных изменений выдача средств под отчет сотрудникам производилась в следующем порядке:

  1. Сотрудник оформлял заявление на выдачу средств под отчет на имя руководителя.
  2. После подписания заявления руководителем издавался приказ по предприятию.
  3. На основании приказа сотрудник получал подотчетную сумму наличными в кассе либо в безналичной форме в виде банковского перевода.

В 2018 году оформление заявления для выдачи средств под отчет не обязательно. Основанием для выдачи подотчетных сумм является приказ, оформленный в установленном порядке.

Согласно требованиям контролирующих органов распорядительный документ на выдачу подотчетных средств должен содержать следующую информацию:

  • наименование организации;
  • наименование документа;
  • номер документа, дата составления;
  • цель выдачи подотчетных средств (хознужды, командировочные расходы);
  • данные о подотчетном лице (ФИО, должность);
  • сумма средств к выдаче.

Отметим, что на основании приказа организация вправе выдать деньги нескольким сотрудников. Для этого в приказе необходимо отразить данные о каждом подотчетном лице (ФИО, должность), указать основания для выдачи подотчетных средств и сумму выдачи каждому сотруднику.

Выдача подотчетных сумм сотрудникам-«должникам»

Ранее Указание Центробанка №3210-У содержало следующее условие для выдачи средств под отчет: подотчетная сумма не могла быть выдана сотруднику, который не отчитался по ранее выданным средствам. К примеру, сотрудник, получивший аванс на командировку, не предоставивший авансовый отчет, не могут получить подотчетные деньги на командировку или хознужды.

В 2018 году законодатели упразднили данное требования, в связи с чем предприятия могут выдавать подотчетные суммы тем сотрудниками, которые еще не отчитались по ранее выданным деньгам.

Рассмотрим пример. Завскладом ООО «Эверест» Никитин направлен в командировку в г. Саратов сроком на 4 дня (03.09.2018 – 06.09.2018). 31.08.2018 года Никитину выдан аванс на командировку в сумме 4.055 руб.

06.09.2018 года Никитин вернулся из командировки. В этот же день на основании приказа Никитину выдан аванс на хознужды (приобретение материалов для склада) в сумме 1.300 руб.

07.09.2018 года Никитин предоставил в бухгалтерию ООО «Эверест» два авансовых отчета: один – по командировке, второй – по хозрасходам.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Изменения в оформлении кассовых документов в 2018 году

В 2018 году для организаций и предприятий упразднено требование относительно оформления расходных ордеров на каждую операцию по выдаче средств из кассы. Теперь кассир может оформить один консолидированный расходный ордер в конце рабочего дня.

Это интересно:  Место работы в больничном листе: правила заполнения

При этом общий расходный кассовый ордер должен быть составлен на основании фискальных документов, подтверждающих выдачу средств (кассовые чеки, бланки строгой отчетности).

Бланк консолидированного кассового ордера должен содержать следующую информацию:

  • наименование организации;
  • наименование документа, дата составления;
  • общая сумма выданных наличных средств за отчетный день;
  • номера, даты фискальных документов, подтверждающих выдачу;
  • перечень оснований для выдачи наличности.

После оформления общий расходный кассовый ордер подписывает материально-ответственное лицо (кассир) и главный бухгалтер.

Что касается оформления поступления средств в кассу, то тут также не обошлось без изменений. В 2018 году организации, оформляющие приходные кассовые ордера в электронном виде, могут не распечатывать квитанцию на бумажном носителе. Электронную форму квитанции теперь можно направить на электронный почтовый адрес вносителя средств. При оформлении приходного ордера на бумаге данное правило не действует – организация, составляющая ПКО в бумажном виде, как и прежде, обязана выдавать вносителю квитанцию на бумажном носителе на руки.

В 2018 году кассовую книгу может вести не только кассир, но и любое другое уполномоченное должностное лицо. Должность сотрудника, ответственного за ведение кассовой книги, необходимо зафиксировать в:

  • локальном нормативном акте (например, в Положении о ведении кассовых операций);
  • трудовом договоре;
  • должностной инструкции работника.

Однако, ответственность по сверке наличности в кассе по-прежнему сохранена за кассиром, также только кассир может ставить свою подпись в кассовой книге. Бланк кассовой книги можно скачать здесь ⇒ Кассовая книга.

Онлайн-кассы

В 2018 году продолжает свое действие поэтапная процедура введения онлайн-касс вместо привычных кассовых аппаратов. В текущем году на онлайн-кассы обязаны перейти юрлица сферы торговли и общепита, которые работают с наличностью и реализуют товары/услуги конечному потребителю.

Кассовые операции ИП в 2018 году

Законодательные изменения не коснулись порядка ведения кассовых операций для самозанятых лиц. В 2018 году ИП, как и прежде, не обязаны вести кассовый учет и соблюдать требования кассовой дисциплины. В частности, предприниматели:

  • не оформляют приходные и расходные кассовые ордера;
  • не ведут кассовую книгу;
  • могут использовать средства в кассе в личных целях;
  • вправе не устанавливать и не соблюдать лимит кассы.

При этом ИП не освобождаются от обязательств контроля за лимитом наличных расчетов в рамках одного договора (до 100.000 руб.).

Отметим, что упрощенный порядок ведения кассовых операций, который по сути является освобождения от таковых, применим в отношении ИП на УСН, ЕНВД и патенте. Предприниматели на ОСНО обязаны соблюдать порядок кассового учета и правила кассовой дисциплины наравне с юридическими лицами.

Ответственность для нарушителей кассовой дисциплины в 2018 году

При нарушении установленного порядка ведения кассовых операций к субъектам хозяйствования применяются штрафные санкции на основании ст. 15.1 КоАП:

Кассовая дисциплина в 2019 году: порядок ведения кассовых операций

Ежедневно многие субъекты бизнеса имеют дело с наличными деньгами. Совокупность всей наличности называется кассой организации, а приход или расход средств — кассовыми операциями. Для их учета разработана особая кассовая дисциплина, в 2019 году в этой части действует тот же порядок, что и годом ранее, за исключением правил применения контрольно-кассовой техники. Разберемся, какие правила установлены для организаций и предпринимателей.

Касса предприятия и правила ее ведения

Любая операция с наличными деньгами влияет на кассу организации. В данном контексте под кассой понимается совокупность всех наличных средств компании, то есть ее кошелек.

Приведем пример. Когда руководитель или бухгалтер получает в банке деньги, чтобы выдать заработную плату сотрудникам, это увеличивает кассу предприятия. Совершается приходная кассовая операция, и количество наличных в кошельке компании прибывает. Когда зарплата выдана, а излишки возвращены в банк, касса организации уменьшается. Это операция является расходной, поскольку приводит к уменьшению наличности в кошельке организации. К слову, если зарплата выплачивается сотрудникам на банковские карты, то это никак не влияет на размер кассы организации, поскольку все операции производятся безналично.

Кассовая дисциплина — это набор установленных правил, в соответствии с которыми следует работать с денежной наличностью, то есть вести кассу. В кассовую дисциплину входят такие понятия:

  • правила ведения кассовых операций;
  • правила, в соответствии с которыми могут использоваться наличные денежные средства;
  • правила работы с контрольно-кассовой техникой, которая должна применяться для оформления некоторой части операций по приему/выдаче наличных средств.

Кассовые операции

В 2019 году действует порядок ведения кассовых операций, предусмотренный Указаниями банка России № 3210-У, утвержденными 11 марта 2014 года (далее Указания). Этот порядок включает:

  • правила оформления прихода и расхода наличных средств;
  • правила ведения кассовых документов;
  • порядок расчета кассового лимита.

Центральный Банк также установил, что организации, относящиеся к категории малого бизнеса, а также индивидуальные предприниматели, могут вести кассовые операции в упрощенном виде. То есть на них не распространяются некоторые правила, установленные в Указаниях.

Также в документе закреплено, что руководство организации или предприниматель должны решить, как они будут хранить наличные средства. Следует им самостоятельно определить и меры, которые обеспечат сохранность денежных средств при транспортировке. Эти и иные моменты кассовой дисциплины, решение которых остается за работодателем, нужно закрепить во внутреннем нормативном документе. Обычно организации принимают Положение о ведении кассовых операций.

Для ведение таких операций в фирме должен быть кассир. Если их несколько, следует также назначить старшего кассира. При небольшом штате обязанности кассира может исполнять любой другой работник, которого назначит директор или предприниматель. В том числе и он сам.

Кассовые документы должен подписывать бухгалтер и кассир. Если бухгалтерия отсутствует, подпись может поставить руководитель. Если руководитель в компании и за бухгалтера, и за кассира, то на кассовых документах он ставит только свою подпись.

Лимит кассы

Организация обязана рассчитать предельную сумму наличности, которую может хранить в кассе. Методика расчета не слишком сложна и приводится в приложении к Указаниям. Существует два подхода к расчету: исходя из денежных поступлений и на основании объемов расходования.

В первом случае формула расчета предельного остатка в кассе имеет вид:

где

V – объем денежных поступлений за период;

Р – расчетный период в рабочих днях;

Nc – период между сдачами наличности в банк, в рабочих днях (не более 7 дней).

При расчете по выдаче средств применяется та же формула, только в качестве V используется объем выдачи наличных денег за период. В данном случае не учитываются выплаты работникам.

Все, что свыше этого лимита, должно помещаться на расчетный счет, причем в день образования излишка. Исключение составляют:

  • нерабочие дни (фирма работает и получает выручку, а банк — нет);
  • дни, когда выдается заработная плата или когда бухгалтер получил в банке деньги для этой цели.

В упомянутые дни кассовый лимит можно превышать. Индивидуальные предприниматели и организации из числа субъектов малого предпринимательства (СМП) могут не устанавливать кассовый лимит.

Приход и расход

Приходные и расходные операции должны оформляться специальными документами — соответственно приходным (ПКО) и расходным (РКО) кассовым ордером. Оформляет такие ордера бухгалтер (главный бухгалтер), руководитель или специалист, на которого возложена эта обязанность.

Все ордера должны быть зафиксированы в кассовой книге. В конце дня подсчитываются все суммы, отраженные в книге по ордерам. Итог сравнивается с тем, сколько наличности имеется по факту. Сделать это должен сначала кассир, а потом и бухгалтер. Упомянутые выше документы — ордера и кассовую книгу — можно вести не только на бумаге, но и в электронном виде. В этом случае их следует подписывать электронной цифровой подписью.

ИП могут не составлять ордера и не имеют обязанности вести кассовую книгу. Вместо этого они ведут книгу учета доходов и расходов, а при применении отдельных налоговых режимов — учет физических показателей. На организации из числа СМП эта преференция не распространяется.

Выдача зарплаты

Операция по выдаче оплаты труда производится на основании расчетно-платежной ведомости по форме Т-49 или платежной ведомости по форме Т-53. Получив заработную плату, работник ставит в ведомости свою подпись.
Когда зарплата выплачена, необходимо составить единый РКО на всю выданную сумму. Вся денежная наличность, предусмотренная для выплаты, должна быть выдана сотрудникам в течение 5 рабочих дней. Если концу этого срока выдана не вся зарплата, ее остаток депонируется, то есть возвращается в банк.

Выдача средств подотчетному лицу

Зачастую работник получает на руки наличные средства на покупку каких-то мелочей для организации, например, канцелярских принадлежностей. Или же ему выдается сумма на командировочные расходы. Такая выдача производится по заявлению работника либо по распоряжению руководителя. Когда покупка совершена или командировка окончена, сотрудник должен вернуть остатки средств и составить авансовый отчет.

Расход наличности из кассы предприятия

Согласно кассовой дисциплине, на что бы то ни было тратить наличные средства запрещено. Есть строго определенные цели, на которые можно их использовать:

  • выдать сотрудникам зарплату либо произвести какие-то выплаты социального характера;
  • выдать сумму подотчетному лицу;
  • оплатить необходимые для деятельности организации товары или услуги;
  • произвести возврат покупателям, если те отказываются от ранее приобретенных товаров или услуг.
Это интересно:  Как уменьшить долг по алиментам

Правило распространяется на все юридические лица. А вот индивидуальным предпринимателям можно тратить наличные денежные средства на свое усмотрение.

Кассовая техника

В результате реформы всем пользователям ККТ пришлось заменить старые аппараты на современные онлайн-кассы, которые сразу же передают сведения об операциях в Налоговую службу. Кроме того, было расширено понятие расчета. В итоге теперь кассовая техника применяется при приеме и выплате денежных средств, если это связано с товарами, работами или услугами, в том числе при получении или возврате предоплаты, а также при выплате выигрышей в лотерею. Более того, с середины 2018 года применять кассовую технику нужно при расчетах не только наличными средствами, но и безналичным путем, если покупателем выступает физическое лицо.

Общие правила применения ККТ таковы:

  1. Аппарат должен соответствовать требованиям закона и входить в список допущенных к продаже ФНС.
  2. В корпусе ККТ должен быть установлен фискальный накопитель — модуль памяти, который следует менять 1 раз в 13 или 36 месяцев (зависит от режима налогообложения).
  3. Перед использованием каждый экземпляр ККТ должен быть зарегистрирован в налоговом органе (сделать это можно через сайт ФНС).
  4. Кассу следует правильно настроить — запрограммировать в ней все реквизиты, которые в обязательном порядке должны содержаться в чеке.
  5. Чек нужно выбивать не только при приеме денежных средств, но в большинстве случаев и при их выдаче (при возвратах, при выплатах физлицам).
  6. Если кассовая техника по какой-то причине не была применена, нужно выбить чек коррекции и самостоятельно сообщить об этом нарушении в ИФНС.

Итогом изменения законодательства о ККТ стало то, что теперь Налоговая служба сразу располагает всеми данными о продажах и иных операциях, которые проводятся через кассовый аппарат. Поэтому кассовый учет был серьезно упрощен — отменили 9 форм (актов, справок и журналов), которые раньше кассиры заполняли в обязательном порядке.

С 1 июля 2019 года заканчивается переходный период, позволявший некоторым категориям предпринимателей не использовать онлайн кассу. Теперь ККТ необходима даже в следующих случаях:

  • бытовые, ветеринарные, автотранспортные услуги;
  • услуги по ремонту, обслуживанию и мойке транспортных средств;
  • платные автостоянки;
  • рекламные услуги;
  • сдача в аренду торговых мест;
  • для плательщиков ЕНВД;
  • налогоплательщики на патентной системе;
  • при торговле через автоматы без наемных сотрудников;
  • при безналичных расчетах с физическими лицами.

В то же время с 1 января 2019 года от использования ККТ освобождены предприниматели, находящиеся на налоговом режиме «Налог на профессиональный доход». Остальные положения закона редакции 2018 года остаются неизменными. Есть ряд видов деятельности, в которых не требуется применение онлайн касс. В частности, это торговля бумажными газетами и журналами, ценными бумагами, на ярмарках, ремонт обуви, сдача предпринимателем в аренду собственных жилых помещений. С полным списком условий применения онлайн касс можно ознакомиться в ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ.

Штрафы за нарушения

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины прописана в части 1 статьи 15.1 КоАП. Если превысить кассовый лимит или предельную сумму расчета наличными между ЮЛ / ИП, а также не оприходовать (полностью либо частично) полученные суммы, то штраф составит:

  • для организации — 40-50 тыс. рублей;
  • для должностного лица компании — 4-5 тыс. рублей.

Помимо этого, есть штрафы и за нарушения, которые связаны с неприменением ККТ. Они прописаны в статье 14.5 КоАП. Если провести операцию «мимо кассы», при первичном выявлении нарушения придется заплатить штраф в сумме:

  • организациям — 75-100% расчета, который проведен незаконно, однако не менее 30 000 рублей;
  • ИП или должностному лицу — 25-50% расчета, но не менее 10 000 рублей.

Если на подобном нарушении попасться второй раз, деятельность организации или ИП могут приостановить на срок до 90 дней, а ответственного работника (руководителя, главбуха) — дисквалифицировать на 1-2 года.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно!

Итак, соблюдение кассовой дисциплины заключается в проведении операций с денежной наличностью по правилам, которые устанавливаются законом и финансовым регулятором — Центральным банком РФ. Этих требований не слишком много, и они довольно просты, в особенности для предпринимателей и небольших компаний. Однако за их нарушения установлены весьма серьезные санкции.

О ведении кассовой книги:

Кассовые операции

Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ ):

  • для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
  • для ее должностных лиц и ИП – от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

Порядок ведения кассовых операций в 2019 году: лимит кассы

В организации должен быть установлен кассовый лимит.

Лимит кассы – допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей статье.

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС.

Кассовые операции в 2019 году: лимит кассы обособленных подразделений

В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).

Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.

Ведение кассовых операций в 2019 году: превышение лимита кассы

Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.

Кассовые операции: лимит расчетов наличными

Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У ). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.

С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У ).

Кассовые правила

Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.

Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции

Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.

Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).

Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.

Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.

Документальное оформление кассовых операций

Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (далее – ПКО (Форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88)), расходование денег из кассы – расходным кассовым ордером (далее – РКО (Форма № КО-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88)).

Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).

Это интересно:  Дети до 18 при приеме на работу обязаны пройти медкомиссию

ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания, п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338 ).

Кассовые операции: кто подписывает документы

Кассовые документы подписывает главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель), а также кассир (п. 4.3 Указания).

При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.

Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

  • наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
  • соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
  • наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Выдача наличных

При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):

  • наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии – подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
  • соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:

  • подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
  • записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
  • сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
  • проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии – руководителю).

Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость – можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Выдача наличных подотчетнику

В этом случае РКО оформляется на основании заявления подотчетного лица, написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.

Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.

Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче – расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):

  • соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
  • соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате – оригинал.

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Кассовая книга

Эту книгу (Форма № КО-4, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88) обязательно должны вести организации (п. 4.6 Указания). Предприниматели, если они ведут учет доходов и расходов (физических показателей), могут кассовую книгу не заполнять.

Кассовая книга нужна для учета поступлений и выдач наличности в кассе.

Кассир фиксирует в книге каждое поступление денег (по ПКО) и каждое расходование (по РКО). В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и ставит свою подпись.

Затем такую же сверку проводит главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель). После проведения сверки лицо, проводившее сверку, ставит свою подпись.

Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель.

Кассовая книга обособленного подразделения

Если у организации есть ОП, совершающее операции с наличными деньгами, то такое подразделение должно вести кассовую книгу (п. 4.6 Указания).

Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.

Способ оформления кассовых документов и книг

Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).

Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.

В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.

Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.

Электронные документы подписываются электронными подписями.

Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.

Статья написана по материалам сайтов: online-buhuchet.ru, vesbiz.ru, glavkniga.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector