Нужно ли возмещать работнику расходы на аренду автомобиля в командировке

Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение», 2011, N 3

Очень часто встречаются ситуации, когда работники организаций, направленные в загранкомандировку и вынужденные там переезжать из города в город, арендуют автомобили в целях экономии денежных средств, так как переезд обходится дорого (с учетом расходов на проезд от гостиницы до вокзала и от вокзала до гостиницы в другом городе, а также стоимости билета). В статье рассмотрим вопросы налогообложения аренды автомобиля во время нахождения работников в загранкомандировке. Отметим, что особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Содержание

Необходимо ли удерживать НДФЛ?

Статьей 168 ТК РФ предусмотрено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе расходы по проезду, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Согласно ст. 209 НК РФ объектом обложения НДФЛ признается доход, полученный налогоплательщиками от источников в РФ либо за пределами РФ.

В ст. 217 НК РФ названы виды доходов физических лиц, освобождаемые от обложения НДФЛ. Так, согласно п. 3 указанной статьи не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). Кроме того, п. 3 ст. 217 НК РФ гласит, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Также ни ТК РФ, ни НК РФ не содержат ограничений в отношении видов транспортных средств, используемых работником для проезда до места назначения командирования и обратно.

Кроме того, выданные на командировку подотчетному лицу денежные средства не являются доходом физического лица. То есть суммы оплаты организацией аренды автомобиля для проезда работников при нахождении их в загранкомандировке не подлежат обложению НДФЛ, так как относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей.

Однако следует помнить, что в организации должны иметься соответствующие оправдательные документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля для служебных целей. В этом случае документами, подтверждающими произведенные расходы по аренде автомобиля, будут являться в первую очередь договор аренды, а также акт о передаче (возврате) автомобиля, счета, чеки и иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду, документы, подтверждающие размещение автомобиля на парковку, стоянку (при наличии).

К сведению. В доход работника, облагаемый НДФЛ, можно включить выданные под отчет денежные средства только в случае невозможности их возврата.

Следует ли начислять страховые взносы во внебюджетные фонды?

Согласно ч. 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений.

Командировочные расходы являются подотчетными суммами, так как не признаются выплатой или иным вознаграждением в рамках трудовых отношений. Кроме того, работодатель не утрачивает возможность контролировать их расход, поскольку работник должен представить авансовый отчет.

Если расходы по авансовому отчету командированного не подтверждены документально, то они подлежат обложению страховыми взносами в полном размере (Письмо ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260).

Можно ли признать расходы по аренде автомобиля в целях исчисления налога на прибыль?

Касательно отнесения сумм возмещения организацией расходов работников по аренде автомобиля во время их нахождения в служебной командировке к расходам по налогу на прибыль сообщаем следующее.

Главой 25 НК РФ предусмотрено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщик — российская организация уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно п. 2 ст. 252 НК РФ расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы.

В силу пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности:

  • на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • на наем жилого помещения, в том числе расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
  • суточные или полевое довольствие;
  • на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

То есть расходы по аренде автомобиля, произведенные работником или группой работников, находящихся в командировке, учитываются в составе расходов при условии их документального оформления и обоснования.

Какие записи необходимо сделать в бухгалтерском учете?

Бухгалтерский учет расчетов с работником, которому выданы подотчетные денежные средства, осуществляется с использованием счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета ). По дебету счета 71 отражаются выданные под отчет суммы, а по кредиту — израсходованные либо возвращенные (не возвращенные) подотчетным лицом суммы.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.

Следует помнить, что дебиторская задолженность, числившаяся за работником организации, списывается только после утверждения авансового отчета.

Рассмотрим пример отражения в бухгалтерском учете организации командировочных расходов.

Если остаток неизрасходованных подотчетных денежных средств работником не возвращен, то возможны следующие варианты:

  1. на основании распоряжения руководителя организации указанные суммы удерживаются из заработной платы работника. Данные операции отражаются следующим образом:
  1. на основании распоряжения руководителя организации числящиеся суммы задолженности прощены работнику. Данные операции отражаются следующим образом:

Нужно ли возмещать работнику расходы на аренду автомобиля в командировке

Письмо Управления ФНС по г. Москве
№ 13-11/011687@ от 28.01.2019

УФНС России по г. Москве, рассмотрев редакционный запрос , сообщает следующее.

Согласно положениям статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации в случае направления работников в служебную командировку работодатель возмещает указанным лицам связанные со служебными командировками расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, пунктом 26 которого предусмотрено, что работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах с приложением документов, подтверждающих расходы, связанные с командировкой.

Это интересно:  Дети при разводе родителей закон рф

Состав командировочных расходов, принимаемых к учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций, установлен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Кодекса. При этом перечень таких расходов является открытым.

Вместе с тем в силу пункта 1 статьи 252 Кодекса расходами в целях налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии их связи с деятельностью, направленной на получение дохода (за исключением расходов, указанных в статье 270 Кодекса).

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Следует отметить, что Кодекс не определяет виды первичных документов, подтверждающих понесенные налогоплательщиком расходы, а также порядок их оформления, но требует их соответствия законодательству Российской Федерации.

Между тем статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусмотрено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, определяемым руководителем организации.

При этом актуальными продолжают оставаться унифицированные формы первичных документов.

Таким образом, документальным подтверждением командировочных расходов в виде услуг каршеринга в целях налогообложения прибыли организаций могут являться авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы, наличие заключенного договора аренды транспортного средства, а также документов, подтверждающих факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения в период нахождения в командировке.

2. Пунктом 1 статьи 210 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) предусмотрено, что при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 Кодекса.

В соответствии со статьей 41 Кодекса доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам организаций, не относящихся к бюджетной сфере, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Трудовой кодекс и статья 217 Кодекса не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно.

Под каршерингом понимается предоставление физическим лицам для целей, не связанных с осуществлением такими физическими лицами предпринимательской деятельности, транспортных средств в краткосрочную (до 24 часов) аренду на основе поминутной тарификации.

Исходя из вышеизложенного, суммы оплаты организацией аренды автомобиля или стоимости поездки на такси для проезда работников при нахождении их в командировке до места назначения и обратно, для проезда в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей и согласно пункта 3 статьи 217 Кодекса освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц.

При этом в организации должны иметься соответствующие документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля в этих целях, а также документы, подтверждающие оплату аренды автомобиля.

В иных случаях данные расходы подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц в общеустановленном порядке.

Аренду автомобиля в командировке можно учесть в расходах

Командировка – это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

Расходы организации на командировку включаются в состав расходов по обычным видам деятельности на основании авансового отчета работника, утвержденного руководителем.

В бухгалтерском учете затраты на командировку полностью включают в состав расходов по обычным видам деятельно .

Комментарии к документам доступны только платным подписчикам

Оформите подписку сейчас, и вы получите полный доступ к электронной версии журнала.

Правила предоставления компенсации работнику стоимости аренды автомобиля в командировке

Вопрос: Каков порядок налогообложения компенсации работнику стоимости аренды автомобиля в командировке?

Ответ: Компенсация работнику стоимости аренды автомобиля в командировке не облагается НДФЛ и страховыми взносами и учитывается в расходах по налогу на прибыль.

Обоснование: В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы на проезд, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах вместе с документами, подтверждающими фактические расходы на проезд и иные расходы, связанные с командировкой (п. 26 вышеуказанного Положения).

НДФЛ

Компенсационные выплаты, установленные законодательством РФ (включая возмещение командировочных расходов), не подлежат обложению НДФЛ. При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Законодательство РФ не содержит ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения, обратно и в период командировки.

Страховые взносы

Не облагаются страховыми взносами установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей. При оплате расходов на командировки работников не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные п. 3 ст. 217 НК РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа (пп. 2 п. 1 и п. 2 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 и п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Налог на прибыль организаций

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки. Перечень командировочных расходов является открытым (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Вопрос: Нужно ли работнику возмещать расходы на аренду автомобиля в командировке?

Ответ: Организация должна возместить работнику расходы на аренду автомобиля в командировке, если это предусмотрено коллективным договором или локальным нормативным актом.

Обоснование: При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 Трудового кодекса РФ).

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749):

Это интересно:  С какой суммы платится налог с продажи земельного участка в 2019 году

— расходы на проезд;

— расходы на наем жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как следует из приведенных норм, перечень возмещаемых командировочных расходов не является исчерпывающим.

Коллективным договором, локальным нормативным актом организации устанавливаются порядок и размеры возмещения расходов при командировках работникам организаций, не финансируемых из федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ, местных бюджетов (ст. 168 ТК РФ). В названных актах с учетом экономической обоснованности может быть предусмотрена обязанность возмещать расходы на аренду автомобиля в командировке, а также другие расходы, связанные с выполнением работником служебного задания в командировке. При этом расходы должны быть документально подтверждены.

В настоящее время на законодательном уровне не определены ни максимальные, ни минимальные размеры, которые ограничивали бы пределы расходов, закрепляемых на локальном уровне.

Таким образом, возмещение работникам расходов на оплату аренды автомобиля в месте командирования может быть предусмотрено в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Задать вопрос или заказать пособие можно тут

С уважением к вашему бизнесу,

Подписывайтесь на нас:

Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс

Как оплатить и отразить в учете проезд сотрудника в командировку на автомобиле (личном или служебном)

Сотрудник может выехать в командировку как на личном, так и на служебном автомобиле. В любом случае организация обязана возместить ему все затраты, связанные с поездкой (ст. 168 ТК РФ).

Проезд на личном автомобиле

При поездках в командировку за использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику положена компенсация , предусмотренная статьей 188 Трудового кодекса РФ. Размеры такой компенсации организация определяет самостоятельно.

Сотрудник, который был в командировке на личном транспорте – легковом автомобиле или мотоцикле, – должен сдать в бухгалтерию служебную записку. Таково требование пункта 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

При этом в данном постановлении не конкретизировано содержание служебной записки. В официальном документе сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки.

Не перегружайте записку лишними сведениями. Ведь это не тот документ, который подтверждает использование автомобиля.

В то же время служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих расходов. А значит, должна содержать обязательные для первичного документа реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). К ним относятся наименование и дата составления документа, название организации, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения – количество дней поездки, подпись сотрудника. Также рекомендуем привести сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия.

По возвращении из командировки сотрудник сдает работодателю служебную записку. К ней он прикладывает оправдательные документы, подтверждающие использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Например, путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др. Об этом сказано в пункте 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Личный автомобиль: НДФЛ и страховые взносы

Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника не облагается:

– НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);

– взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);

– взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с компенсации сотруднику стоимости парковки личного автомобиля в командировке?

Ответ: да, нужно, если такая выплата оформлена как возмещение командировочных расходов.

От НДФЛ освобождаются суммы возмещения командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). В состав таких расходов включаются суточные, расходы на проезд и провоз багажа, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на наем жилого помещения, оплату услуг связи, получение и регистрацию служебного загранпаспорта, получение виз, а также затраты, связанные с обменом наличной валюты. Такой перечень установлен пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса.

Компенсация стоимости парковки личного автомобиля сотрудника здесь не названа. Следовательно, она не включается в состав командировочных расходов. Значит, с такой компенсации нужно удержать НДФЛ.

Совет: есть способ не удерживать НДФЛ с компенсации стоимости парковки личного автомобиля командированного сотрудника. Он заключается в следующем.

От НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат, установленные законодательством России и связанные, в частности, с исполнением сотрудником трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если работодатель использует личное имущество сотрудника (в т. ч. автомобиль), то он обязан:

  • выплатить ему компенсацию за использование личного имущества (автомобиля);
  • возместить расходы, связанные с таким использованием.

Это установлено статьей 188 Трудового кодекса.

Стоимость парковки можно считать расходом, связанным с использованием личного автомобиля сотрудника в служебных целях. Следовательно, компенсация затрат на парковку признается выплатой, установленной законодательством и связанной с выполнением сотрудником трудовых обязанностей. И, соответственно, не облагается НДФЛ.

Таким образом, НДФЛ с компенсации стоимости парковки сотруднику, поехавшему в командировку на личном автомобиле, можно не удерживать. Но чтобы избежать претензий со стороны контролирующих ведомств, оформите такую компенсацию не как командировочные расходы, а как возмещение затрат, связанных с использованием личного автомобиля сотрудника.

Личный автомобиль: налог на прибыль

Совет: на период командировки заключите с сотрудником договор аренды его личного автомобиля. На всю сумму арендной платы, а при наличии оправдательных документов и на все затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля, можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (подп. 2 п. 1 ст. 253, подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если организация не заключит договор аренды, то для обоснования возмещения расходов по использованию личного автомобиля во время командировки она может воспользоваться следующими аргументами.

Таким образом, направляя сотрудника в командировку на личном автомобиле, помимо компенсации организация должна возместить ему затраты на приобретение бензина, на платную автостоянку и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Эти затраты можно квалифицировать как материальные расходы, а также как расходы на проезд до места командировки и обратно. Такие затраты можно учесть при налогообложении прибыли (подп. 2 п. 1. ст. 253, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Основанием для возмещения расходов будут путевые листы, чеки АЗС и т. п. То есть такие же документы, какими подтверждают свои расходы сотрудники, направленные в командировку на служебном автомобиле.

Проезд на служебном автомобиле

При оплате расходов по командировке на служебном автомобиле организация может компенсировать следующие затраты:

  • на приобретение ГСМ;
  • связанные с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля во время командировки (например, стоимость парковки, ремонт в пути и т. п.).

Подтверждающие документы

Все факты хозяйственной жизни (в т. ч. и расходы на проезд) должны быть подтверждены первичными документами (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ст. 252 НК РФ). К ним относятся:

  • кассовые и (или) товарные чеки;
  • талоны на бензин;
  • слипы (если бензин оплачивался топливной картой);
  • квитанции, выданные на автостоянках;
  • счета автомастерских и т. д.

Документы, подтверждающие расходы на проезд, сотрудник должен приложить к авансовому отчету.

Пробег автомобиля во время командировки подтверждают путевые листы. Путевые листы составьте:

– либо по унифицированным формам;

– либо по формам, разработанным организацией самостоятельно и утвержденным руководителем организации.

Такой вывод следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Для путевых листов предусмотрены следующие унифицированные формы:

  • № 3 для легкового автомобиля;
  • № 3 спец для спецтранспорта;
  • № 4 для легкового такси;
  • № 4-С или № 4-П для грузового автомобиля;
  • № 6 спец для автобуса (кроме маршрутного).

Перечисленные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Выдачу путевых листов водителям и их поступление в бухгалтерию отразите в журнале учета движения путевых листов (либо по самостоятельно разработанной форме, либо по форме № 8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Бухучет

В бухучете поступление и списание израсходованных горюче-смазочных материалов отразите на субсчете 10-3 «Топливо» (Инструкция к плану счетов).

В зависимости от цели командировки покупку и списание израсходованных горюче-смазочных материалов отразите записями:

Дебет 10-3 Кредит 71

– оприходован бензин, приобретенный в командировке (на основании приходных документов);

Дебет 20 (25, 26, 44. ) Кредит 10-3

– списана стоимость топлива, израсходованного в командировке (на основании путевого листа).

Остальные расходы спишите проводкой:

Дебет 20 (25, 26, 44. ) Кредит 71

– списаны расходы по эксплуатации и обслуживанию служебного автомобиля в командировке.

Пример отражения в бухучете расходов на проезд в командировку на служебном автомобиле

Генеральный директор ООО «Альфа» А.В. Львов с 17 по 19 января находился в командировке в г. Твери. Цель командировки – переговоры с деловыми партнерами. В командировку Львов выезжал на служебном автомобиле.

Авансовый отчет утвержден 21 января. К нему приложены документы, подтверждающие расходы на проезд:

  • чеки АЗС на приобретение бензина – на общую сумму 1000 руб. (НДС не выделен);
  • чеки платной автостоянки – на общую сумму 150 руб. (НДС не выделен).

Стоимость бензина, израсходованного за период командировки, составляет 860 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие записи:

Дебет 10-3 Кредит 71
– 1000 руб. – оприходован бензин, приобретенный в командировке;

Дебет 26 Кредит 10-3
– 860 руб. – списана стоимость бензина, израсходованного в командировке;

Дебет 26 Кредит 71
– 150 руб. – отражена оплата услуг автостоянки.

Служебный автомобиль: НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд в командировку на служебном автомобиле не нужно платить:

  • НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
  • взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
  • взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Это интересно:  Как и куда оплатить транспортный налог: основные правила

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

Служебный автомобиль: налог на прибыль

Расходы на проезд в командировку уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

О том, как учесть при расчете налога на прибыль расходы на проезд, если сотрудник организации направлен в командировку для покупки основного средства, подробнее см. Как определить первоначальную стоимость основного средства в налоговом учете .

О том, как учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ, оплаченные сотрудником в командировке (по нормам или в размере фактически произведенных расходов), подробнее см. Как отразить в налоговом учете приобретение ГСМ за наличный расчет (ОСНО) .

В период командировки сотрудник может купить ГСМ за наличные. Если в кассовом чеке указано «в том числе НДС», а сумма налога не выделена, то воспользоваться налоговым вычетом не удастся (п. 1 ст. 172 НК РФ). Увеличить стоимость ГСМ на сумму НДС тоже нельзя. В состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, НДС не включается (п. 1 ст. 170 НК РФ). Следовательно, для налогового учета сумму НДС нужно выделить расчетным путем (по ставке 18/118) и списать ее без уменьшения налоговой базы. В бухучете в момент списания ГСМ возникнет постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

Подробнее о налоговом учете расходов на ГСМ см.:

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение ГСМ во время командировки на служебном автомобиле. Организация применяет общую систему налогообложения

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев на служебном автомобиле «Шкода-Рапид» выехал в командировку в г. Владимир. 18 мая сотрудник получил из кассы аванс на командировочные расходы в сумме 3000 руб. 21 мая Кондратьев вернулся из командировки и представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.

В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 60 литров бензина марки АИ-95 на общую сумму 2064 руб. В кассовом чеке в цене бензина НДС не выделен и вообще не упоминается.

По данным путевого листа:

  • остаток топлива в баке при выезде в командировку – 5 литров;
  • остаток топлива в баке при возвращении из командировки – 5 литров;
  • за время командировки пробег автомобиля составил 700 км.

Таким образом, на затраты может быть списано 60 литров (5 л + 60 л – 5 л). Учетной политикой организации предусмотрен метод списания материально-производственных запасов по средней себестоимости единицы. Цена приобретения бензина Кондратьевым соответствует рассчитанной средней себестоимости. Бензин, израсходованный Кондратьевым во время командировки, бухгалтер «Альфы» списал по цене приобретения.

Расходы Кондратьева на приобретение бензина бухгалтер «Альфы» отразил в учете следующими проводками.

Дебет 71 Кредит 50
– 3000 руб. – выдан аванс на командировочные расходы.

Дебет 10-3 Кредит 71
– 2064 руб. – оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет;

Дебет 26 Кредит 10-3
– 2064 руб. – списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).

В налоговом учете на расходы бухгалтер также списывает 2064 руб.

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, командировочные расходы не уменьшают (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат документально подтвержденные расходы на проезд (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом расходы на ГСМ организации на упрощенке учитывают в том же порядке, что и организации на общей системе налогообложения (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Суммы НДС по расходам на проезд также уменьшат налоговую базу по единому налогу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Подробнее о налоговом учете расходов на ГСМ см.:

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы на проезд в командировку на служебном транспорте не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Расходы, относящиеся к деятельности организации на ЕНВД, при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Поэтому, если в командировку на автомобиле выезжал сотрудник, который одновременно занят в деятельности, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения, сумму расходов нужно распределить .

Компенсацию командировочных расходов сотрудников, занятых только в одном виде деятельности, распределять не нужно.

Сумму входного НДС распределите по методике, установленной в пункте 4 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Пример распределения расходов на проезд в командировку на служебном автомобиле. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма «Гермес»» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (налог на прибыль рассчитывает ежемесячно) и платит НДС. В городе, где работает «Гермес», розничная торговля переведена на ЕНВД.

В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

Генеральный директор организации А.В. Львов с 25 по 28 мая находился в служебной командировке в г. Рязани. Цель командировки – заключение договора поставки товаров, предназначенных для продажи оптом и в розницу. В командировку Львов выезжал на служебном автомобиле.

Авансовый отчет утвержден 29 мая. Вместе с авансовым отчетом Львов передал в бухгалтерию документы, которые подтверждают его расходы. В их состав входит квитанция на оплату услуг автостоянки на сумму 150 руб. и два кассовых чека на покупку ГСМ на общую сумму 1416 руб., в том числе НДС – 216 руб. В чеках суммы НДС указаны отдельной строкой.

Во время командировки был израсходован весь приобретенный бензин. Учетной политикой организации предусмотрен метод списания материально-производственных запасов по средней себестоимости единицы. Рассчитанная средняя себестоимость ГСМ соответствует цене приобретения бензина Львовым.

Чтобы распределить расходы на проезд в командировку между двумя видами деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом доходов организации.

Доходы, полученные «Гермесом» от различных видов деятельности за май, составили:

  • по оптовой торговле (без учета НДС) – 26 000 000 руб.;
  • по розничной торговле – 12 000 000 руб.

Других доходов у организации не было.

К деятельности организации на общей системе налогообложения относятся расходы на проезд в сумме:
(150 руб. + (1416 руб. – 216 руб.)) × 0,6842 = 923,67 руб.

При расчете налога на прибыль в мае бухгалтер «Гермеса» учел расходы на проезд в сумме 923,67 руб. Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за январь–май.

К деятельности организации, облагаемой ЕНВД, относятся расходы на проезд в сумме:
150 руб. + 1200 руб. – 923,67 руб. = 426,33 руб.

Сумму НДС, которую можно принять к вычету, бухгалтер «Гермеса» сможет определить по итогам II квартала.

Вся сумма компенсации расходов на проезд освобождается от НДФЛ, взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Статья написана по материалам сайтов: na.buhgalteria.ru, teletype.in, nalogobzor.info.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector