Новый закон об электронном документообороте в РФ

Российские компании стали все чаще использовать в своей работе электронный документооборот. Применение такого способа ведения бизнеса позволяет выполнять не только текущие задачи, но и совершать безопасные сделки с организациями-партнерами. Помимо этого, намного упрощается процедура предоставления отчетности в контролирующие органы, поскольку вся документация может передаваться через интернет.

Какие акты регулируют использование ЭДО

Закон об электронном документообороте в нашей стране предусматривает выполнение определенных требований, правил к подобному ведению деятельности. Основными законодательными актами, регулирующими использование такой современной технологии, являются: ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», ФЗ «Об электронной подписи».

Гражданский Кодекс Российской Федерации устанавливает правила для осуществления обмена данными между предприятиями и применения в качестве подтверждения подлинности информации электронной цифровой подписи.

Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации рассматривает возможность предоставления цифровых документов как доказательной базы в случае возникновения споров между организациями.

Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации устанавливает аналогичные правила.

Федеральный закон N 263-ФЗ «Об отмене ограничений на электронный документооборот» снимает ограничения на использование электронных документов при взаимодействии физических и юридических лиц с органами государственной власти и местного самоуправления в самых разных сферах. Открываются возможности применять ЭДО при прохождении процесса лицензирования, в деятельности саморегулируемых организаций, при осуществлении исполнительного производства, направлении открытых сведений о госрегистрации прав на воздушные суда, получении сведений от государственных и муниципальных органов и пр.

Где должен использоваться электронный формат документов

С 1 января 2015 года налогоплательщики, которые обязаны представлять декларации (расчеты) в электронной форме, должны обеспечить получение от налогового органа документов в электронной форме (п. 5.1 ст. 23 НК РФ, см. подробный комментарий ). Речь идет о направлении налогоплательщику требований о представлении документов, об уплате налогов, о вызове в налоговый орган.

Комментируемый закон уточняет, что обеспечить получение этих документов следует не позднее 10 дней со дня, в котором у налогоплательщика возникли основания для подачи электронной отчетности. Они перечислены в п. 3 ст. 80 НК РФ:

  • превышение среднесписочной численности работников за предыдущий год количества в 100 человек;
  • создание организации с численностью работников более 100 человек;
  • применение НДС.

Обязанность будет исполненной, если у налогоплательщика (или его уполномоченного представителя) есть договор на оказание услуг по обеспечению электронного документооборота с налоговым органом по месту его учета и квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи. Если получение документов осуществляется через представителя налогоплательщика, то должны быть также документы, подтверждающие его полномочия.

Что касается обязанности представить данные документы в налоговый орган, то она прямо предусмотрена только для документов, подтверждающих полномочия представителя налогоплательщика – их следует подать в течение трех дней со дня передачи полномочий.

Если налогоплательщик-организация не обеспечит электронный документооборот с налоговым органом, операции по ее счетам в банке и переводы электронных денежных средств могут быть приостановлены. Такое решение может быть принято в течение 10 дней с момента, когда налоговый орган установил неисполнение этой обязанности.

Принятое решение отменяется на следующий день после того, как налогоплательщик все-таки обеспечит электронный документооборот с налоговым органом.

Какой должна быть цифровая документация

По законодательству электронный документооборот, а именно документы, должны соответствовать следующим требованиям:

  • Использование данных только в установленном правительством порядке. Компании могут осуществлять с подобной информацией только те действия, которые предусмотрены в законе.
  • Признание распоряжений, приказов и писем, представленных в цифровом виде, юридически значимыми для проведения различных сделок.
  • Соответствие отчетности или иных файлов требованиям процессуального кодекса. Это необходимо для использования их в качестве доказательственной базы в суде в случае возникновения спорных ситуаций между организациями-партнерами или при предъявлении обвинений со стороны контролирующих органов.

Электронная подпись

Наиболее важным регулирующим документом в данной сфере является закон, который регламентирует использование электронной подписи (ЭП) для подтверждения подлинности и достоверности информации. Данный элемент является не только средством для обеспечения безопасности данных против их подделки. Его применение представляет собой законное основание для начала правовых отношений между организациями.

ФЗ «Об электронном документообороте» предусматривает выполнение электронной подписью следующих функций:

  • является символом письменной формы документа;
  • выражает добровольность подписания конкретным лицом;
  • дает возможность признать документ достоверным;
  • исключает вероятность внесения каких-либо изменений после подписания;
  • идентифицирует личность, использовавшую подпись для документов;
  • выражает подтверждение того, что информация была подписана уполномоченным специалистом.

Использование корпоративной информационной системы в компаниях

В том случае, если законодательство электронного документооборота РФ не учитывает требования и правила для конкретной отрасли, или организация планирует вести свою деятельность с применением особого порядка, то в такой ситуации она имеет возможность создать собственную корпоративную информационную систему. В ней может участвовать ограниченный круг лиц, которые подписали соглашения, созданные руководством компании для регулирования подобных вопросов.

Подобная система призвана облегчить работу предприятий для совершения различных сделок со своими партнерами или заключения договоров со сторонними организациями. В данном регулирующем документе должны содержаться не только правила, но и приложения, необходимые для регламентирования корпоративного электронного документооборота.

Сотрудники компаний обязаны выполнять требования, созданные для такой системы, сразу же по заключении договора, предусматривающего их согласие с ее использованием.

Это интересно:  Как узнать задолженность по алиментам по фамилии через интернет в 2019 году?

В состав договорной документации, которая регламентирует корпоративный документооборот в электронном виде, входят следующие данные:

  • правила использования подобной системы;
  • подтверждение о соблюдении правил (договор о присоединении к ним);
  • приложения к основному документу (каким образом должны решаться спорные ситуации, порядок применения электронной цифровой подписи).

Помимо этого, в организации могут разрабатываться и другие договоры, которые регламентируют применение в работе конкретных видов информационного, технического и программного обеспечения. Если сотрудник соглашается с данными правилами, то он автоматически становится участником электронного документооборота.

Главным условием для создания корпоративной информационной системы является ее непротиворечивость с законодательной базой страны. Во всем остальном стороны могут создавать правила в соответствии со своими пожеланиями.

Договорная документация в компаниях обычно регламентирует следующие вопросы:

  • характер условий, необходимых для вступления сотрудника в корпоративную информационную систему;
  • порядок выполнения правил для электронного документооборота;
  • возможность внесения дополнений или изменений в установленные правила;
  • порядок прекращения использования корпоративной информационной системы.

Участники системы самостоятельно решают, каким образом они будут осуществлять обмен данными и как можно будет установить подлинность передаваемых документов. Вся информация обязана иметь соответствующие каждому уполномоченному лицу электронные цифровые подписи, которые должны обладать сертифицированными ключами для подтверждения достоверности данных.

Законодательство

2018 год

«Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме»

2017 год

«Об утверждении формата документа, необходимого для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах»

2016 год

«Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи»

«О внесении изменений в Приказ ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@»

«Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме»

«Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры и формата представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме»

«Об утверждении Порядка подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронной форме, в том числе в форме электронного документа»

2015 год

«Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме»

«Об утверждении формата представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме»

«Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме»

2014 год

План мероприятий («Дорожная карта») «Совершенствование налогового администрирования»

2013 год

Об утверждении Порядка применения квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи в информационных системах ФНС России

«О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137»

2012 год

«Об утверждении требований к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи»

Утверждает Порядок направления информационного сообщения об участнике ЭДО оператором ЭДО в электронном виде по ТКС

Утверждает формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, был принят с целью обеспечения возможности направления налогоплательщиками документов в электронном виде по ТКС в налоговые органы в соответствии с пунктом 3 статьи 80, пунктом 2 статьи 93 пунктом 5 статьи 93.1 НК РФ.

Об утверждении Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота и Временного положения о порядке присоединения к Сети доверенных операторов электронного документооборота

О внесении изменений в приказ ФНС России от 09.11.2010 № ММВ-7-6/535@

Об утверждении форматов первичных учетных документов ТОРГ-12 и Акта приемки-сдачи работ (услуг)

«Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде»

«Об утверждении кодов видов операций по налогу на добавленную стоимость, необходимых для ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур»

О возможности применения до 1 апреля 2012 форм документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, которые были утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. N 914

«Об утверждении форматов представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи»

2011 год

«О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»

Устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации.

Об отдельных вопросах применения электронных документов

Вопрос: Организация планирует внедрить электронный документооборот в части обмена товарными накладными (форма ТОРГ-12), подписанными электронно-цифровой подписью с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации (далее — ЭЦП).

Разъяснения по вопросу об аккредитации операторов электронного документооборота.

«О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации о налогах и сборах»

Ответ на вопросы об юридической значимости электронных первичных документов, подписанных ЭЦП, и о возможности представления по требованию налогового органа по ТКС документов, составленных в электронном виде в формате, установленном соглашением между организациями (участниками электронного документооборота), и подтверждающих расходы по налогу на прибыль.

«Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»

Регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий. С 01.07.2012 полностью заменит ФЗ РФ от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

Это интересно:  Как выплачивается долг по алиментам

«Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (в ред. Приказа ФНС РФ от 07.11.2011 N ММВ-7-6/733@)»

Вопрос: ЗАО, являясь биржевым брокером, внедрило корпоративную информационную систему (КИС).

Разъяснения по вопросу об юридической значимости первичных электронных документов (в частности, акта о приеме-передаче объекта основных средств (типовая форма ОС-1), служебного задания для направления в командировку и отчете о его выполнении (типовая форма Т-10а), авансового отчета (типовая форма АО-1)).

2010 год

«О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с урегулированием задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов и некоторых иных вопросов налогового администрирования»

2009 год

Разъяснения по вопросу об использовании первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета в электронном виде.

2008 год

Ответ на вопрос об юридической значимости электронного счета-фактуры, подписанного ЭЦП.

Ответ на вопрос о возможности хранения первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета исключительно в электронном виде.

2006 год

Регулирует отношения, возникающие при:
1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;
2) применении информационных технологий;
3) обеспечении защиты информации.

2004 год

О возможности представления первичных документов бухгалтерского учета в электронном виде и подписания данных документов при помощи электронной цифровой подписи

2002 год

Регулирует правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах в отношениях, возникающих при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях. Действует до 01.07.2012.

1996 год

Утратил силу. Устанавливал единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации.

Арбитражная практика

ФАС Волго-вятского округа признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭП. В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар. В свою очередь, ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭП и утверждал, что они были подписаны неуполномоченным лицом.

Довод ИФНС об отсутствии у ОАО оснований для предъявления к вычету НДС по счету-фактуре, подписанному путем проставления штампа-факсимиле, воспроизводящего личную подпись руководителя организации-поставщика, необоснован.

В передаче дела по заявлению о признании незаконным акта налогового органа в части доначисления налогов, начисления пени, привлечении к налоговой ответственности по п. 1 ст. 122 НК РФ для пересмотра в порядке надзора судебных актов отказано, поскольку представленные в дело доказательства подтверждают наличие хозяйственных операций между заявителем и ООО, проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не говорит о нарушении обществом ст. 169 НК РФ.

Резолютивная часть постановления объявлена 12 марта 2015 года
Полный текст постановления изготовлен 13 марта 2015 года

Резолютивная часть постановления объявлена 6 июля 2015 года
Постановление изготовлено в полном объеме 7 июля 2015 года

Нормативно-правовые акты

Выдержки из Гражданского кодекса Российской Федерации: статья 160 «Письменная форма сделки» и статья 434 «Форма договора».

Принят Государственной Думой 14 июня 2002 года. Одобрен Советом Федерации 10 июля 2002 года.

Документы Диадока

Через Диадок можно обмениваться любыми документами — как первичными, имеющими строгую печатную форму или формат XML-файла, так и внутренними документами компании.

на право использования программы для ЭВМ «Диадок»

Компания СКБ Контур, предоставившая в качестве решения систему электронного документооборота Диадок, прошла аккредитацию.

О присоединении к сети доверенных операторов ЭДО

Архивные постоплатные тарифы (с поштучной оплатой) и предоплатные тарифы (за пакеты документов).

ФЗ Об электронном документообороте: содержание, изменения

Владельцы организаций рассматривают различные варианты оптимизации бизнес-процессов. Одним из методов оптимизации является переход на электронный документооборот (ЭДО).

ЭДО находит широкое применение в разных сферах деятельности, как написание базовых документов, составление отчетности посредством веб ресурсов, участие в интернет аукционах.

Основные положения закона о переходе на электронный документооборот

Электронный документооборот тесно связан с Федеральным законом «Об электронной подписи». Он был принят 25 марта 2011 года, а одобрен спустя 5 дней того же года. Последние изменения были внесены 23 июня 2016 года.

Краткое содержание Федерального закона «Об электронной подписи»:

  • Описание сферы деятельности действующего законодательства;
  • Раскрытие базовых терминов, которые используются в настоящем Федеральном законе;
  • Перечисление видов онлайн росписей;
  • Раскрытие обязанностей участников взаимодействия в сети;
  • Описание средств, при помощи которых есть возможность установить онлайн подпись;
  • Описание заключительных положений.

Какие были внесены поправки?

Как уже отмечалось выше, последние изменения в Федеральный закон были внесены 23 июня 2016 года. В частности, изменению подверглись следующие статьи:

Ч 5 ст 8

В статье 8 была изменена часть 5. В содержании говорится, что квалифицированный сертификат и правила владения ключом росписи в сети должны быть согласованы с уполномоченным федеральным органом.

Ч 1 ст 12

Часть 1 статьи 12 была изложена в новой редакции. В ней говорится, что онлайн подпись можно создать только в формате, который предварительно утверждается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. Он же имеет все средства для проверки подлинности онлайн росписи.

Ч 1 ст 13

На основании части 1 статьи 13 подтверждается владение ключом электронной подписи, который соответствует ключу ее проверки.

Ч 1 ст 16

В части 1 статьи 16 говорится о том, что интернет-подпись должна соответствовать требованиям, которые предусматриваются федеральным органом исполнительной власти в целях обеспечения безопасности. Дополнительно электронная подпись должна быть проверена специальным центром на действительность квалифицированного сертификата.

Это интересно:  Что подарить любимому на Новый Год 2019

Чтобы онлайн документ имел юридическую силу, его необходимо зарегистрировать. Регистрация аналогично онлайн подписи осуществляется в сетевом варианте. Для этого уполномоченному лицу предоставляется электронная карточка.

Читайте также о ФЗ 210 о предоставлении государственных и муниципальных услуг по ссылке:

Хранение документов в интернете осуществляется согласно номенклатуре дел, соблюдая систематизацию официальных бумаг и их правильное распределение. Это дело временного или постоянного хранения. Храниться должны не только документы, но и информация о таковых. Если срок хранения документов в режиме онлайн был завершен, они подлежат уничтожению.

Скачать закон об электронном документообороте

В сфере электронного документооборота важным регулирующим документом является Федеральный закон «Об электронной подписи». Онлайн подпись является гарантом того, что документ является оригинальным, а его содержание достоверным. Подобный метод используется для обеспечения безопасности в случае подделки и придает бумаге официальный юридический статус. Ознакомиться с последними внесенными изменениями Федерального закона можно по ссылке.

Закон об электронной подписи 63-ФЗ

Зачем нужен ФЗ об электронной цифровой подписи

Когда дело касается обычных бумажных документов, то, чтобы идентифицировать личность человека, а также заверить достоверность сведений, которые указаны в них, ставится уникальная рукописная подпись.

Но что делать, если документ электронный? Внедрение электронного документооборота практически во все сферы деятельности сделало необходимым наличие цифрового аналога привычной росписи. Для этого создана электронная подпись (ЭЦП). Но чтобы она оказалась уникальной, а использование ее — безопасным, требуется законодательное регулирование.

Взамен ранее действовавшего ФЗ № 1-ФЗ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи» принят Федеральный закон 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — ЭП) от 06.04.2011, поскольку определение ЭЦП перестало соответствовать современной терминологии. Термин, введенный в 2002 году 1-ФЗ об ЭЦП, утратил силу. Выражение «63 федеральный закон об электронной цифровой подписи» становится некорректным.

63-ФЗ принят в целях регулирования отношений в следующих областях:

  • совершение гражданско-правовых сделок;
  • оказание государственных и муниципальных услуг;
  • исполнение государственных и муниципальных функций;
  • совершение иных юридически значимых действий.

Закон принят, чтобы обеспечить сохранение подлинности и достоверности электронных документов и информации, заверенных ЭП подписанта, при соблюдении требований, указанных в законе. Также обмен документами, которые подписаны электронно, позволяет одновременно решить проблему замедленного процесса документообмена в бумажном формате и утраты бумажного документа, потери его физических и информационных свойств с течением времени.

Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Ключевые положения

Закон о цифровой подписи включает 20 статей, раскрывающих следующие нормы:

  • основные термины и определения;
  • принципы и правила использования;
  • виды, особенности использования;
  • процедура выдачи сертификата в удостоверяющем центре;
  • обязанности человека, который использует ЭП;
  • деятельность и обязанности Удостоверяющих центров, которые имеют право на выпуск.

Итак, определение «электронная подпись» закон дает следующее: это информация в электронной форме, которая содержит уникальную последовательность символов (ключ) и присоединяется к цифровому документу, чтобы определить личность подписанта.

Функции по созданию и выдаче возложены на удостоверяющие центры, использующие в процессе своей деятельности специальные шифровальные, криптографические средства. Центры могут быть как государственными, так и иными юридическими лицами.

Виды ЭП

Ст. 5 указывает на три вида ЭП (правила определены Постановлением Правительства РФ от 25.06.2012 N 634):

  1. Простая.
  2. Неквалифицированная усиленная.
  3. Квалифицированная усиленная.

Простая генерируется с использованием кодов и паролей, и заверенный документ может быть приравнен к бумажному лишь по договоренности сторон. Постановлением Правительства РФ от 25.01.2013 № 33 утверждены правила ее использования при оказании государственных и муниципальных услуг.

Неквалифицированная усиленная создается в результате криптографического преобразования информации, по своей силе равна заверению документов печатью. Ее выдают неаккредитованые центры.

Квалифицированная усиленная обладает всеми свойствами неквалифицированной, но дополнительно имеет ключ проверки. Он указывается в сертификате, который выдается удостоверяющим центром, аккредитованным в Минкомсвязи. Для проверки достоверности используются средства, получившие подтверждение в соответствии федеральным требованиям, что говорит о большей защищенности подписи данного вида. Приказ ФСБ РФ от 27.12.2011 № 795 устанавливает форму квалифицированного сертификата ключа.

Работа с ЭП

В 63-ФЗ есть четкое описание и руководство к действию по получению, использованию и хранению цифровой подписи, а также ряд строгих запретов, в том числе: нельзя передавать неуполномоченным лицам, оставлять флеш-накопитель без присмотра, игнорировать правила хранения и защиты.

Также установлены требования к содержанию информации в сертификате ключа:

  • уникальный номер;
  • даты начала и окончания срока действия;
  • фамилия, имя и отчество — для физических лиц, наименование и место нахождения — для юридических лиц;
  • наименование используемого средства ЭП или стандарта, требованиям которых соответствует ключ;
  • наименование удостоверяющего центра;
  • иная информация (ИНН, СНИЛС и др. при квалифицированной ЭП).

Грядущие изменения 63-ФЗ

Подготовлена новая редакция 63-ФЗ № 13 от 23.06.2016, вступающая в силу с 31.12.2017.

В частности, она изменит полномочия федеральных органов исполнительной власти в сфере использования ЭП (к примеру, требования к форме квалифицированного сертификата должны согласовываться ФСБ с Минкомсвязью), расширяются функции удостоверяющих центров (помимо создания возложена функция по подтверждению владения заявителем ключа), ужесточаются условия их аккредитации.

Статья написана по материалам сайтов: www.diadoc.ru, lawlinks.ru, goscontract.info.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector