Автоматизация кадрового учета: этапы, программы, как выбрать

Рынок информационных технологий предлагает широкий выбор программных продуктов для решения актуальных проблем управления персоналом и оптимизации бизнес-процессов в компаниях разного уровня организационного развития и разных направлений деятельности.

Автоматизированная система управления кадрами позволяет вести учет работников, издавать и регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, получать разнообразную аналитическую информацию и решать многие другие задачи. Программы управления человеческими ресурсами помогают не только эффективно распределять трудовые ресурсы и управлять капиталом, но и являются источником, из которого служащие могут получать сведения как корпоративного, так и индивидуального характера.

Системы учета кадров были разработаны на основании программ расчета заработной платы. В дальнейшем функционал этих программ значительно расширился. Это было связано с осознанием руководителей предприятий необходимости качественных изменений в работе отдела кадров. Оптимизация работы персонала, рост профессионализма специалистов по работе с персоналом приводит к тому, что деятельность по управлению кадрами становится все более технологичной, системной и качественной. Успех любой компании зависит часто от того, насколько эффективным будет работа отдела кадров, задача которого — найти и удержать нужных специалистов, а также правильно распределить имеющиеся трудовые ресурсы. Иногда при этом приходится вносить коррективы в структуру компании. Соответственно растут и потребности в эффективных инструментах управления потоками информации. В связи с этим разработчики автоматизированных систем должны уделять больше внимания развитию программных продуктов по управлению человеческими ресурсами, искать пути объединения необходимых функций в единую информационную систему управления кадрами.

Программный продукт по управлению кадрами позволяет:

  • оперативно получать аналитическую информацию и принимать обоснованные управленческие решения;
  • организовать бизнес-процессы по управлению персоналом, исключить многократный ввод одних и тех же данных в учетную систему и оптимизировать ежедневную работу сотрудников различных служб компании;
  • наладить эффективный учет всей информации, относящейся к персоналу компании, создавая тем самым основу для анализа и планирования затрат на персонал;
  • вести учет в соответствии с законодательством и минимизировать риск финансовых санкций со стороны фискальных органов.

На сегодняшний день существует достаточно много систем управления кадрами, представленных как комплексными программами, которые охватывают весь диапазон задач управления человеческими ресурсами, так и узкоспециализированными решениями. Стоимость таких систем варьируется от нескольких сотен гривен до сотен тысяч долларов.

Определение цели проекта автоматизации

Как и в любом проекте, начинать необходимо с определения главной и промежуточных целей проекта. Именно от правильно расставленных на этом этапе акцентов будет во многом зависеть успех проекта автоматизации, то есть выбирать продукт для автоматизации следует в соответствии с поставленными задачами.

Многие пытаются пойти обратным путем — сначала выбрать информационную систему управления кадрами, а затем с ее помощью решить определенные задачи. Такой шаг заведомо неверный, так как все существующие на отечественном рынке программы имеют различный функционал и не могут претендовать на звание «универсальной системы».

Итак, в первую очередь необходимо определить: для чего нужна автоматизация (и нужна ли она вообще), какие требования предъявить к информационной системе и каких результатов от нее ожидать.

Формирование перечня необходимых функций системы автоматизации

Важно автоматизировать не функции управления персоналом вообще, а именно те из них, которые важны на текущий момент и будут востребованы в ближайшее время. Избыточные функции системы затруднят работу пользователей и отнимут дополнительные ресурсы «компьютерного парка» компании.

Обычно среди автоматизируемых функций — основные и наиболее трудоемкие бизнес-процессы, связанные с управлением персоналом: прием на работу, перевод, увольнение, оформление отпусков и т. д. Также в автоматизации нуждаются такие процессы, как учет рабочего времени и начисление заработной платы. Компаниям, бизнес-процессы которых ориентированы на западные стандарты, необходима автоматизация планирования карьеры, управления обучением, подбора кандидатов, планирования организационной структуры и штатного расписания, самообслуживания. Такой функциональностью интересуются в первую очередь быстро развивающиеся компании либо предприятия с западным стилем менеджмента (в основном — представительства иностранных компаний).

Основные потребности большинства отечественных предприятий определяются двумя факторами: общей ситуацией с автоматизацией и требованиями законодательства. На сегодняшний день автоматизация учета кадров на многих предприятиях — «кусочно-лоскутная»: приказы печатаются в «Word», кадровый учет ведется в «Excel», зарплата считается в «1С». При большой численности работников трудозатраты на получение статистических данных, а также на проверку информации, получаемой руководством из разных подразделений, непомерно возрастают. Поэтому первостепенная задача — наладить учет основных бизнес-процессов (навести элементарный порядок в кадровом учете).

Необходимо отметить, что, несмотря на растущий спрос, автоматизация управления кадрами не является наиболее приоритетной задачей автоматизации в большинстве украинских компаний. В первую очередь автоматизируются бухгалтерский, налоговый, производственный и оперативный учет. Поэтому бюджеты проектов по автоматизации управления кадрами существенно меньше бюджетов на автоматизацию, скажем, бухгалтерского учета, хотя по трудозатратам эти задачи вполне сравнимы. Довольно часто по этой причине на первом этапе автоматизации приходится ограничиваться решением наиболее важных и сложных задач.

Определение категории программного продукта

Программные продукты различают по функциональным характеристикам. Например, возможность анализа профессиональных навыков сотрудника, планирование обучений и тренингов для его продвижения по карьерной лестнице существует в западных кадровых системах, но редко встречается в отечественных. Промышленные системы управления персоналом разрабатываются не один год и имеют как заложенные в системе функциональные возможности, так и ограничения. Разработка дополнительной функциональности для соответствия бизнес-процессам компании часто невозможна ввиду ограничений в архитектуре системы и высокой стоимости данной разработки. Поэтому во время демонстрации системы управления кадрами не следует полагаться на слайды Microsoft Power Point, полностью доверяя словам менеджера по продажам об успешном опыте специалистов по реализации задач любой сложности. Демонстрация возможностей рабочей системы определит ее функциональные возможности, а практические примеры подтвердят или опровергнут перспективы успешного использования программного продукта для реализации задач отдела кадров вашей компании.

Поиск решения для автоматизации управления кадрами — это не только выбор программного пакета, хотя система управления персоналом в компании и строится именно на основе функциональных возможностей программного продукта. Поэтому необходимо убедиться, соответствует ли данная функциональность требованиям к системе. Следует внимательно относиться к заявлениям о том, что некоторые требования к системе являются нецелесообразными, поскольку они часто основываются на том, что на основе конкретного программного продукта реализовать их невозможно.

Программные продукты, существующие на отечественном рынке, можно условно разделить на следующие группы.

    Модули управления кадрами в составе комплексных информационных систем. Подобные модули могут работать как в составе комплекса (например, ERP-систем), так и автономно. Кроме стандартных функций кадрового учета и расчета зарплаты, эти системы поддерживают все элементы кадрового менеджмента: подбор, обучение, оценку, мотивацию, управление проектами и другие. Кроме того, эти информационные системы предоставляют возможность формировать и контролировать бюджеты кадровой деятельности, осуществлять кадровое планирование, Internet-поддержку, обратную связь и многое другое. В качестве примера таких комплексных систем можно привести SAP, Oracle, BAAN, Scala, Navision (западные), Галактика, Парус, 1С, БОСС, Бэст-Про (российские). Количество установок российских систем исчисляется сотнями и тысячами, западных — единицами и десятками. В финансовом смысле положение обратное: объемы продаж российских производителей измеряются, в лучшем случае, десятками миллионов долларов, западных — десятками миллиардов.

Специализированные программы учета кадров. Большинство систем управления кадрами предназначены только для автоматизации кадрового делопроизводства. Таких программ много, и все они очень похожи, что объясняется четкой регламентацией правил и форм кадрового учета. Большинство таких систем работает не автономно, а в связке с системой расчета заработной платы.

Бесспорными лидерами на украинском рынке являются программы московской фирмы «1С» («1С:Управление персоналом 8.0», «1С:Зарплата и кадры 7.7»). Они адаптированы к законодательству Украины и имеют хорошую поддержку со стороны фирмы-разработчика (обновление, консультации, развитие функционала). Хорошо зарекомендовала себя система HRB компании Robertson&Blums — многофункциональная западная система. Она также хорошо адаптирована к законодательству Украины. Данные программные продукты имеют инструментарий для настройки системы, учитывая индивидуальные требования компании-заказчика в рамках уже заложенной в конфигурацию функциональности («1С» имеет встроенный объектно-ориентированный язык, «HRB» — специальный язык алгоритмов, который позволяет адаптировать такие кадровые процедуры, как прием на работу, перевод, увольнение в соответствии со сложившимися бизнес-процессами компании).

Локальные специализированные решения. Множество программ разработано для автоматизации отдельных процессов управления кадрами (подбор персонала, разные виды тестирования). Такие системы не претендуют на роль комплексных решений, но вполне могут быть применимы для решения ограниченного круга задач. Основной проблемой при поддержке таких решений является абсолютная зависимость предприятия-пользователя от разработчика системы.

  • Распределенные узкоспециализированные информационные системы. Обычно разработчиками и владельцами таких систем являются крупные государственные и правительственные организации с разветвленной структурой, которые директивно обязывают нижестоящие структуры использовать единый программный продукт. Характерным примером подобной программы является Единая государственная кадровая система «Картка». В большинстве случаев такие продукты имеют строго заданный функционал и не могут использоваться в других организациях.
  • Выбор программного продукта

    Использование новых технологий значительно повышает эффективность работы кадровых служб за счет использования преимуществ информационных систем. Важно не ошибиться с определением как самого программного обеспечения, так и компании-

    поставщика. В случае неудачного выбора могут не оправдаться предварительные ожидания, и, как следствие, — «ручная работа», удорожание проекта внедрения, использование системы с ущербом для производительности (с учетом уже затраченных временных и финансовых средств на ее приобретение и внедрение), а в итоге, возможно, полный отказ от программного обеспечения.

    При выборе программного обеспечения следует выделить несколько ключевых этапов, определяющих успешность проекта автоматизации в целом. В первую очередь необходимо руководствоваться сравнением начальных функциональных возможностей систем (типовой конфигурации) с поставленными задачами . На этом этапе также необходимо оценить гибкость продукта, т. е. степень легкости его адаптации к специфическим требования будущих пользователей.

    Это интересно:  Универсальная электронная карта: что это такое

    Вторым важнейшим этапом является приспособление продукта к требованиям национального законодательства . Повышенным спросом пользуются системы с оперативной поддержкой изменений в соответствии с требованиями законодательства, опробованные в реальной работе на украинских предприятиях.

    Следующим этапом является соотношение цены и полезного функционала сравниваемых систем. При этом необходимо учитывать такие показатели, как простота использования, быстродействие, необходимые технические средства, надежность и пр. Очень важно обратить внимание не только на цену программного продукта, но и на совокупную стоимость программного обеспечения, консультационных услуг и послепроектного сопровождения системы. Иногда стоимость внедрения может ощутимо превышать стоимость программы.

    Информационные системы — это интеллектуальные продукты, поэтому успех автоматизации часто зависит в большей степени от команды специалистов по внедрению и поддержке информационного продукта.

    Качество внедрения, сроки выполнения проекта, решение поставленных задач и общая удовлетворенность результатами проекта напрямую зависят от опыта и знаний консультантов компании-поставщика.

    При выборе компании-внедренца следует учесть количество выполненных проектов предлагаемого программного обеспечения, обратить внимание на стабильность, опыт и репутацию этой компании на рынке и т. д.

    Не стоит забывать, что сведения о неудачных проектах быстро распространяются. И если ваша компания ориентирована на долгосрочные перспективы в бизнесе, то выбирать партнера в сфере автоматизации надо на основании его успешного опыта работы на отечественном рынке.

    Внедрение и сопровождение системы

    Прежде всего руководитель предприятия должен четко осознавать, что эффективность бизнеса повышают не только компьютерные программы, но и правильные решения и действия персонала компании. При этом роль систем автоматизации заключается в своевременном предоставлении максимально полной информации для принятия соответствующих решений.

    Оптимальным путем внедрения проекта автоматизации обычно является максимальное привлечение к работам по проекту сотрудников предприятия-заказчика, использующих советы и опыт специалистов компании-внедренца.

    Автоматизация любого процесса — серьезный проект, требующий постоянного внимания и участия будущих пользователей. В силу слабой формализации процессов кадрового менеджмента управленческие модули информационных систем управления кадрами не диктуют жестких моделей и схем. Автоматизация отдела кадров — процесс не только технический, но и творческий. К сожалению, в разработке информационных систем профессиональные кадровики принимают недостаточное участие, а заложенные в системы «книжные» модели управления кадрами не всегда пригодны для реальных управленческих процессов. Профессионализм и практический опыт специалистов-кадровиков, четкое понимание задачи и творческий подход к делу будут очень уместны для развития корпоративной системы управления кадрами.

    Очень важным фактором является сопровождение системы. Пакеты управления кадрами менее подвержены изменениям, чем модули расчета зарплаты, но, тем не менее, должны также своевременно и качественно сопровождаться. Этот вопрос должен подробно обсуждаться при переговорах с потенциальными подрядчиками работ по внедрению программы.

    Стоит отметить, что в последнее время на отечественном рынке систем автоматизации кадрового учета:

    • вырос спрос на «западную» функциональность;
    • увеличился интерес к Internet-технологиям;
    • наблюдается интеграция с корпоративными ERP-системами и со смежными продуктами;
    • развиваются партнерские сети, а также методологические базы проектов внедрения и консультирования.

    В ближайшее время прогнозируется повышение спроса на комплексные системы управления кадрами, регистрации рабочего времени и расчета зарплаты, соответствующие законодательству.

    Выбор системы автоматизации кадрового учета

    Норматив, когда на каждые 100150 работников приходится один специалист по персоналу, пригоден для средних и крупных организаций. На предприятии малого бизнеса, где в штате работает от 3 до 25 человек можно поручить задачи по персоналу другому сотруднику (юрисконсульту, референту, бухгалтеру) или обратиться в консалтинговую организацию. А может автоматизировать учет персонала и расчет заработной платы с помощью программного комплекса.

    Организации, разрабатывающие программное обеспечение для служб персонала, в последнее время отмечают растущую популярность своих продуктов. Основная причина заключается в том, что кадровый учет на предприятиях теперь подвергается проверкам не реже, чем бухгалтерия, и предприятия ощущают реальную необходимость повышать качество кадрового делопроизводства. Решение этой проблемы многие видят в покупке специализированных программ для службы персонала.

    Одновременно наметилась и другая тенденция. Организации, автоматизировавшие кадровое делопроизводство несколько лет назад, приходят к выводу о необходимости расширения функциональности подобных систем. Для служб персонала теперь требуется большее: с помощью АСУП кадровики хотят проводить аттестацию персонала, отслеживать уровень профподготовки, планировать обучение сотрудников, а также автоматизировать рутинную работу, связанную с поиском нового персонала.

    В идеале пакет программного обеспечения должен позволять разрабатывать также нестандартную систему мотивации персонала. В приобретении такого «продвинутого» пакета заинтересованы, как правило, не только сотрудники кадровых служб, но и руководители предприятий, поскольку его внедрение поможет избежать дополнительных затрат на персонал, что в конечном счете положительно скажется на конкурентоспособности компании.

    Сейчас на российском рынке можно найти разнообразные системыавтоматизации служб персонала. Одни за минимальные деньги позволяют решить неотложные проблемы организации кадрового учета. Другие автоматизируют весь спектр работы с персоналом и могут даже привнести новые технологии в работу кадровой службы. Подобные программные продукты могут быть полностью самостоятельными, или являться частью более мощной системы бухгалтерской или предназначенной для автоматизации всех аспектов деятельности предприятия.

    Начинать автоматизацию службы персонала, безусловно, необходимо с кадрового учета. Большая часть рабочего времени специалистов-кадровиков приходится именно на него. К тому же при неправильном ведении кадрового учета неизбежны штрафные санкции контролирующих органов. Все это делает автоматизацию кадрового делопроизводства задачей первостепенной важности. И только на этойбазе, обеспечив полноту первичной информации, можно внедрять дополнительные функции по управлению трудовыми ресурсами.

    Модули кадрового учета, как правило, есть в составе любой бухгалтерской программы. Зачастую они обладают минимальной необходимой функциональностью, однако их объема хватает для выполнения базовых функций. Самым распространенным на сегодня является модуль системы 1С, обязанной своей популярностью высокому уровню распространения в качестве бухгалтерской программы. Конфигурация «Зарплата и управление персоналом» на основе «1С: Предприятие 8.0» прикладное решение нового поколения, предназначенное для реализации кадровой политики компании и денежных расчетов с персоналом. Оно рассчитано на всех участников, прямо или косвенно с ней взаимодействующих, это и руководство предприятия, и кадровая служба, и рядовые сотрудники. С целью ведения бухгалтерского учета конфигурация «Зарплата и управление персоналом» совместима с решением «1С: Бухгалтерия 8.0».

    «Психодиагностика» программный продукт компании «ВДГБ» является дополнительным модулем к программам «1С: Управление персоналом 8.0» и «1С: Управление производственным предприятием 8.0». Он дает возможность менеджеру по персоналу оценить фундаментальные характеристики человека, составить психологический профиль личности. Это поможет принять решение в пользу того или иного кандидата на должность с учетом характера человека, его склонностей, мотиваций, т.е. тех моментов, которые невозможно выявить, основываясь на анкетах или собеседовании. Результаты тестов заносятся и хранятся в единой базе данных, обеспечивая взвешенность решений о приеме на работу, грамотное проведение аттестаций, целесообразность кадровых назначений и перемещений. «Психодиагностика» позволяет экономить на оплате труда профессионального психолога, а главное экономит время руководителя кадровой службы.

    Если число сотрудников организации достигает 200300 чел. «бюджетной» программой не обойтись, к тому же она не подходит и предприятиям, объединяющим несколько независимых или территориально разделенных подразделений, даже если численность персонала невелика. В этом случае необходимо приобретать продукт с сетевой версией, позволяющий распределить обязанности по кадровому учету между разными сотрудниками. Кроме трех упомянутых выше организаций системы подобного класса предлагают «Информ Контакт» (Alfa-HRM, входящий в состав комплекса по управлению предприятием Система Alfa), «Электронные офисные системы» («Кадры-Предприятие») и СКБ «Контур» («Контур-Персонал»).

    Стоит обратить внимание на то, насколько удобной окажется подключаемая программа, готова ли организация-разработчик изменять ее в соответствии с ожиданиями заказчика и осуществлять техническую поддержку. Различия в самой функциональности, как правило, незначительны, но могут обратить на себя внимание заинтересованных предприятий. Так, «ОАЗИС: Менеджер по персоналу» содержит функцию «Мастер кадровых операций», которая предлагает начинающему кадровику пошаговую инструкцию для выполнения таких операций, как увольнение, прием на работу, оформление отпуска и т.д. При этом каждая операция снабжена ссылкой на соответствующий законодательный акт и документы, которые необходимо оформить. В компании «АиТ Софт» одним из преимуществ своей системы считают возможность хранить любое количество информации о сотруднике. Кроме стандартной «Кадровой карточки», куда записываются все необходимые данные для кадрового учета и создания разнообразных отчетов по кадровому составу предприятия, здесь предусмотрены и другие средства хранения. «Личное дело» позволяет сохранять имеющие отношение к данному сотруднику файлы из других программ. При расчете среднесписочной численности персонала в «АиТ: Управление персоналом» учитываются все возможные случаи частичной занятости сотрудников, а также сведения об арендованном персонале. «Радость кадровика» организации «Легпромсофт», напротив, поддерживает жесткую технологию работы с кадрами: все записи ведутся в соответствии со штатным расписанием, изменение в любом из документов приведет к необходимому изменению данных во всех связанных документах. В системе есть функция «Генератор произвольных отчетов». Она позволяет кадровику пользоваться не только стандартными формами отчетов, заложенными в программу, но и самостоятельно, без помощи программистов или сотрудников техподдержки сформировать любой отчет в зависимости от стоящей перед ним задачи. Система «Компас: Управление персоналом» поддерживает иерархическую информационную модель структуры предприятия из нескольких подразделений, каждое из которых состоит, в свою очередь, еще из нескольких, и позволяет быстро описывать новые подразделения, их ликвидацию и переподчинение. Система Alfa позволяет анализировать затраты на персонал. При этом она объединяет данные из разных модулей, где учитываются затраты. Например, в рамках производственного предприятия можно составить отчет, где зарплата одного сотрудника будет разбита по видам продукции, подразделениям, затратным статьям (виды начислений: оплата обучения, премии, бонусы и т.п.), разным видам учета, в том числе консолидировано по всем юридическим лицам, филиалам и т.п. Для предприятия с территориально распределенной структурой наибольшую актуальность приобретают системы электронного документооборота и включение кадрового делопроизводства в общую систему предприятия, организация электронного визирования приказов, рассылка по электронной почте, настройка действий по приказу, автоматически изменяющих данные по сотруднику после прохождения визирования. Система «Контур-Персонал» поддерживает эволюционную модель хранения данных, т.е. она может хранить историю состояния штатного расписания и расстановки сотрудников на любую дату. Кроме того, при формировании и утверждении приказа автоматически изменяются все данные с учетом тех изменений, которые оговариваются в приказе. В организации «ЭОС» преимуществом своей программы считают именно то, что она не является надстройкой над АСУП, а создана как полнофункциональная система с детально проработанными функциями кадрового делопроизводства, которые учитывают все нормативные требования. Многие кадровые системы, в частности у организаций «АиТ Софт» и «Контур», включают и модули расчета заработной платы. «Радость кадровика» от компании «Легпромсофт» можно интегрировать с фирменным модулем расчета заработной платы. Кадровая программа «ЭОС» и одна из функций Системы Alfa включают систему учета рабочего времени. Аналогичный модуль (табель) компании «АиТ Софт» можно стыковать с системами электронных проходных.

    Это интересно:  Реквизиты для оплаты госпошлины за загранпаспорт нового образца 2019

    Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

    Как выбрать классную программу для автоматизации кадрового учёта?

    Приветствую вас, уважаемые читатели!

    Сегодняшняя статья будет посвящена теме, которой, на мой взгляд, уделяется недостаточное внимание. Особенно это касается организаций, имеющих в своём составе солидный штат сотрудников. Но и для более мелких предприятий данная тема может быть весьма актуальной.

    Речь пойдёт о таком процессе как автоматизация кадрового учёта. При современном объёме документооборота грамотный учёт работников является обязательным элементом деятельности предприятия, не зависимо от его масштабов. Требования к отчётности постоянно повышаются, а обработка имеющихся данных в ручном режиме занимает слишком много времени и может привести к ошибкам. Тут недосмотрели, там недосчитали… В итоге — наложение штрафных санкций и определённые сбои в работе предприятия.

    А ведь мы живём в век технологий. Уже давно придуманы программы, позволяющие с успехом вести учёт кадров и значительно облегчающие работу бухгалтерам и владельцам организаций. Вопрос лишь состоит в том, как выбрать хорошее, работоспособное программное обеспечение. Не знаете, с чего начать? Сперва следует определиться с задачами, которые стоят перед кадровиками.

    Возможности автоматизированного учёта персонала

    Есть несколько возможностей автоматизировать кадровые процессы на предприятии. Бывает так, что организации перепробуют несколько вариантов, пока не остановятся на том, которое удовлетворяет их по всем параметрам. При этом они проходят следующие этапы:

    • Попытка вести полноценный кадровый учёт при помощи стандартного пакета программ Microsoft Office. Такой метод часто применяется в фирмах, имеющих небольшой кадровый состав. Чем всё это заканчивается? Либо провалом, либо приобретением специализированных программ. Сам Microsoft Office под данные задачи не заточен, поэтому с ним придётся помучиться.
    • Ведение учёта при помощи комплексных программ типа 1C, Парус, БЭСТ и иных. Изначально такие комплексы создавались как программы для ведения бухгалтерского учёта, и с этими задачами они справляются великолепно. Что касается блока по учёту кадров, то он появился у них гораздо позже. С его помощью решаются только основные проблемы, что порой не полностью удовлетворяет менеджеров по персоналу.
    • Специализированные программы по работе с персоналом. Являются наиболее качественным решением, поэтому рекомендовать буду исключительно их.

    Изначально руководители фирм избегают приобретать специализированное программное обеспечение. Кто-то жалеет денег, кто-то вообще не знает об их существовании. Однако в конце концов они понимают, что с его помощью решается множество проблем, экономится время и значительно облегчается работа.

    Какие задачи должна решать система по учёту персонала?

    Большинство программ помогают решать следующие задачи:

    • учёт штатного расписания и хранение истории изменений в нём;
    • приказы о приёме, увольнении и переводе сотрудников;
    • формирование графика отпусков;
    • ведение учёта больничных листов;
    • ведение учёта аттестаций и обучения сотрудников;
    • расчёт списочного и среднесписочного состава;
    • печать форм Т-6 и Т-3;
    • печать отчётов по форме П4;
    • формирование и печать отчётности для предоставления в различные структуры, например, ПФР и ФСС;
    • возможность пользоваться встроенными справочниками.

    Но для кадровиков этого мало, так как современное кадровое делопроизводство требует комплексного подхода.

    Как работает система Контур-Персонал?

    Я уже долгое время пользуюсь сервисом Контур.Эльба для формирования и сдачи налоговой отчётности через Интернет. Так как я полностью удовлетворён работой, то решил изучить, какие ещё полезные вещи предлагает компания Контур. Кто бы мог подумать, что у этих ребят есть всё, что нужно малому и среднему бизнесу. В том числе — программа по автоматизации кадров «Контур.Персонал» .

    Её плюс в том, что она изначально разрабатывалась для кадрового учёта, поэтому в ней тщательно проработана каждая мелочь и наиболее точно учтены все требования, которые возникают перед кадровиками. Также есть возможность выбрать наиболее подходящее отраслевое решение данной программы — для производственного предприятия, медицинского учреждения или государственной структуры.

    Контур.Персонал позволяет детализировать работу каждого сотрудника в режиме онлайн.

    • При оформлении любого приказа немедленно появляются все изменения, касающиеся его трудовой деятельности –от табеля и условий труда до необходимости прохождения медосмотра.
    • Производится расчёт занятых ставок и свободных вакансий.
    • Корректно отражается информация об отпусках и больничных листах с автоматическим расчётом стажа, предоставления дополнительных отпусков, продление отпуска в связи с больничным и прочие «мелочи», которые занимают у кадровика большое количество времени.
    • Позволяют своевременно обрабатывать переработки и неявки сотрудников.
    • Позволяет получить информацию за любой период времени, на любую заданную дату, в том числе — проанализировать состояние предприятия по кадрам в «будущем».
    • Своевременно оповещает обо всех требованиях относительно как каждого сотрудника, так и любого подразделения – о планируемом отпуске или выходе на работу, о необходимости прохождения аттестации или медосмотра, о прекращении срока действия трудового договора или испытательного срока.
    • Загружает данные с электронной проходной.
    • Позволяет загружать и обрабатывать табели, созданные в формате Excel – это важно для предприятий, которые ведут учёт внутри подразделений.
    • Даёт возможность работать с территориально отдалёнными подразделениями.
    • Адаптирована для эффективной работы с любыми другими автоматизированными системами – например, 1С.
    • Даёт возможность простой и быстрой настройки под внутренние требования предприятия.

    Другими словами, программа полноценно и детально позволяет вести автоматизированный учёт кадров, что выводит ее в разряд одной из лучших отечественных разработок в своей области.

    Уважаемые читатели, если у вас есть опыт работы с Контуром, прошу вас оставить свой комментарий к этой статье. Также задавайте любые интересующие вас вопросы.

    С уважением, автор блога Сергей Чесноков

    Обзор программ автоматизации кадрового учета

    Программы кадрового учета нужны, прежде всего, специалистам по кадровому делопроизводству. Такие системы служат для решения двух задач: автоматизации оформления документов и расчета заработной платы.

    Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и содержит:

    • — личный листок по учету кадров;
    • -автобиографию;
    • — копии документов об образовании;
    • — копию документа об утверждении в должности;
    • — характеристики или рекомендательные письма;
    • — заявление о приеме на работу или трудовой договор;
    • — копию приказа о приеме на работу;
    • — список научных трудов и изобретений.

    Кроме того, многие системы также позволяют сохранять информацию о семейном положении сотрудника и воинском учете.

    Информация о сотруднике будет неполной, если не хранить данные об истории его работы, о переводах на новые должности, поощрений и взысканий. Обычно возможность хранения подобных сведений называют возможностью отслеживания движения сотрудников, хранения организационной структуры и штатного расписания.

    Учет рабочего времени сотрудников позволяет регистрировать действия сотрудника, автоматически выставляет нарушения, считает фактически отработанное время, составляет личные табели, отражает оперативную информацию. Также разработчики часто добавляют возможность регистрации в системе командировок, больничных и отпусков.

    После того, как в систему занесены все вышеперечисленные данные, осталось ввести тарифные ставки и информацию о налогах, чтобы было достаточно сведений для автоматизации расчета заработной платы.

    Ну и, конечно, намного полезнее будет система, которая умеет выводить все хранящуюся в ней информацию в виде стандартных форм, сформированных по правилам современного делопроизводства.

    Если системы кадрового учета более всего нужны сотруднику отдела кадров и бухгалтеру, то системы оценки персонала очень полезны также и менеджерам. Для наиболее разумного и эффективного использования сотрудников необходимо правильно оценить его. Различные системы, методы и методики оценки персонала позволяют выявить и раскрыть потенциал каждого сотрудника, и направить этот потенциал на реализацию стратегических целей компании Оценка всегда подразумевает наличие критериев оценки (шкалы, компетенции, KPI) и идеального «портрета» сотрудника, описанного в терминах критериев. С точки зрения построения системы можно выделить четыре объекта оценки (то, что оцениваем) и четыре группы методик оценки, от которых зависит организация процесса оценки: Объекты оценки:

    • — психологические характеристики личности;
    • — знания, умения и навыки сотрудника;
    • — поведение (ценности, отношения, мнения);
    • — эффективность труда.

    Группы методик оценки:

    • — аттестация;
    • — тестирование и измерение, тренажеры;
    • — интервьюирование, опросы;
    • — деловые игры.

    Объекты оценки часто называют компетенциями. С технической точки зрения оценка всех компетенций осуществляется одинаково, поэтому главное при выборе программы — реализация тех или иных методик. «Аттестация» — определение уровня соответствия. Аттестация является одной из наиболее распространенных форм оценки работы персонала, а точнее определения уровня соответствия работника занимаемой должности и (или) месту на которое он претендует.

    Это интересно:  Правила предоставления справки с работы по месту требования

    Системы тестирования обычно включают систему хранения результатов тестирования, средства проведения тестирования, набор готовых тестов и конструктор новых. Интервьюирование и опросы обычно дают более полное представление о сотруднике, но их результаты труднее формально оценить и сохранить в структурированном виде для последующего поиска. Вернемся к основной цели оценки — подбору кадров и расстановке их на соответствующие должности. Решение этой задачи проще всего начинать с поиска сотрудников, обладающих определенными компетенциями и последующего анализа их личных качеств и реального опыта работы. Так как подобные системы находят свое место на компьютерах руководства, то необходимыми функциями являются: хранение истории обучения сотрудника, планирование потребностей в новых сотрудниках, контроль над адаптацией недавно принятых работников в коллективе. Кадровое агентство Системы для кадровых агентств чаще всего совершенно отдельные программные продукты. Но, всё же, у них есть ряд функций, сближающих их с другими кадровыми системами: хранение личной информации о работниках и, зачастую, их компетенций. В то же время, есть ряд специфических функций: хранение информации о работодателях, вакансиях, резюме в свободной и структурированной форме, расширенные возможности поиска.

    Для повышения эффективности работы важны функции работы с интернетом: поиск и размещение вакансий, импорт резюме из различных систем. Некоторые системы для создания более полной картины позволяют сохранять информацию о сотрудниках после трудоустройства, записывать отзывы от работодателей и использовать эти сведения при повторном обращении этих людей.

    Мы постарались обобщить информацию о программах управления персоналом с точки зрения приведенных выше функций. В дополнение к этому приведено немного общей информации в приложении Б.

    С:Зарплата и управление персоналом 8.

    Персонал — это наиболее ценный ресурс любой компании. И как любой ресурс он требует учета и эффективного управления. От того, как выстроено управление персоналом, во многом зависит эффективность работы предприятия в целом. Квалифицированные, инициативные и лояльные сотрудники способны существенно повысить качество работы и конкурентоспособность любой компании.

    Управление данными о сотнях и тысячах работников, проведение мероприятий по подбору и обучению персонала, оценка квалификации производственного и управленческого состава являются трудоемкими процессами. Использование специализированных программных продуктов дает компании возможность сократить временные затраты на обработку большого количества информации и анализ данных, позволяет руководству эффективно планировать и осуществлять кадровую политику.

    Для управления человеческими ресурсами предприятия фирмой «1С» разработан современный инструмент автоматизации задач управления персоналом, ведения кадрового учета и расчетов в соответствии с требованиями законодательства для коммерческих предприятий различного масштаба — 1С:Зарплата и управление персоналом 8.

    Рис. 2. Функциональные возможности 1С:Зарплата и управление персоналом

    В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 поддерживаются все основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета, расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в государственные органы и социальные фонды, планирование расходов на оплату труда. Учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к управлению персоналом.

    Решения 1С:Зарплата и управление персоналом 8 соответствуют требованиям Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О защите персональных данных». В программе реализована возможность регистрации событий, связанных с работой с персональными данными, в частности, доступ и отказ в доступе к персональным данным, включая информацию о том пользователе, с которым данное событие было связано.

    Удобные и гибкие механизмы настройки отчетов позволяют получать полную и достоверную информацию в самых различных аналитических разрезах для различных категорий пользователей: руководства, службы управления персоналом, кадровой службы и других.

    Учитывая различия в потребностях компаний разного уровня, фирма «1С» предлагает три программных продукта с различным функциональным наполнением и сложностью:

    • 1С:Зарплата и управление персоналом 8. Базовая версия — продукт для небольшой организации, позволяющий на одном рабочем месте в полном объеме автоматизировать ведение кадрового учета, расчета заработной платы и исчисления необходимых налогов и взносов в соответствии с требованиями законодательства.
    • 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ позволяет не только вести кадровый учет и расчет заработной платы в компаниях, имеющих сложную юридическую структуру, но и автоматизировать базовые функции управления персоналом (подбор, обучение, мотивация).
    • 1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП — комплексное решение для автоматизации всех задач управления персоналом на средних и крупных предприятиях, для которых эффективное управление человеческими ресурсами является необходимым условием успешной работы на рынке. Продукт позволяет решать задачи реализации кадровой политики предприятия и всесторонней оценки персонала на современном уровне, правильно и быстро обрабатывать информацию о состоянии персонала предприятия и давать на ее основе качественные и содержательные заключения о способностях работников, планировать обучение, развитие и карьеру, принимать обоснованные управленческие решения.

    Программа учета рабочего времени и контроля работы сотрудников CS Polibase Bio предназначена для учета рабочего времени, объемов и сроков выполняемой работы и контроля работы сотрудников.

    Программа учета рабочего времени и контроля работы сотрудников связана с расписанием работы сотрудников и журналом табельного учета, что позволяет отслеживать опоздания и внеурочные часы работы, а также рассчитывать повременную и сдельную составляющие заработной платы по объективным фактическим данным.

    Рис. 3. Функциональные возможности 1С:Зарплата и управление персоналом 8. Базовая версия

    Регистрация и учет рабочего времени может осуществляться с помощью сканера отпечатков пальцев(биометрический способ) и без помощи сканера отпечатков пальцев (традиционный способ), а также с помощью пластиковых карт с магнитной полосой, штрих-кодом или бесконтактных пластиковых карт. В отличие от других способов учета и контроля рабочего времени биометрический способ исключает ошибки и обман со стороны сотрудников при регистрации в журнале приходов и уходов.

    Система учета и контроля работы сотрудников использует специальным образом организованные стандарты и регламенты работ, что позволяет учитывать и контролировать руководством предприятия правильность и своевременность выполнения работ.

    Система может поставляться отдельным модулем или в составе системы комплексной автоматизации предприятияCS Polibase.

    • — Учет сотрудников и рабочего времени;
    • — Полноценная база данных о сотрудниках предприятия;
    • -Ведение штатного расписания работы сотрудников;
    • — Привязка позиций штатного расписания к подразделениям;
    • — Ведение почасового графика работы;
    • — Учет приходов и уходов сотрудников на рабочие места;
    • -Учет рабочего времени по сотрудникам, подразделениям и компании в целом;
    • -Табель работы сотрудников;
    • — Идентификация сотрудников и учет рабочего времени;
    • — Идентификация сотрудников на пункте регистрации по отпечаткам пальцев;
    • — Регистрация времени прихода на работу и ухода с работы;
    • — Расчет фактического времени пребывания сотрудника на работе.

    Возможность прикрепления к контактам, задачам и действиям любых документов и внешних файлов любого формата (текст, электронные таблицы, электронные письма, файлы PDF, изображения, звук и др.)и их просмотр и редактирование в соответствующем этому формату редакторе (MS Word, MS Excel, MS Office Outlook, Acrobat Reader, редактор изображений, Media Player и др.) вызовом непосредственно из карточки контакта, задачи, действия.

    Особенности графического интерфейса системы CS Polibase Control

    В системе используется единая форма графического интерфейса, что существенно облегчает понимание системы и обучение персонала

    Первичный графический интерфейс основан на списках, а не на формах. Списки позволяют оперировать на множествах данных и представлять результаты комплексных запросов. Формы данных используются при редактировании объектов учета

    Единые правила работы со списками (добавление, изменение, удаление записей, прямая и обратная сортировка по любым столбцам, множественное выделение записей)

    Оригинальный (не имеющий аналогов в других системах), удобный и наглядный механизм задания любых комплексных запросов с использованием унифицированных навигаторов поиска, позволяющих задавать широкий выбор комбинаций критериев поиска в любом сочетании

    Унифицированные блоки статистической обработки информации и подготовки отчетов, разработанные по единым правилам и имеющие типовые интерфейсы, позволяют получать сводные и детальные отчеты в любом сочетании критериев запроса по всем основным показателям работы предприятия

    Использование цветовой палитры для выделения данных в зависимости от контекста задачи

    Наличие внутреннего векторного и текстового редакторов документов и использование векторной графики (например, для представления структуры предприятия)

    Возможность организации нескольких пунктов биометрической регистрации сотрудников в одной локальной сети

    Возможность организации единой системы учета рабочего времени для предприятия, имеющего территориально удаленные подразделения, с помощью системы удаленных обменов

    Возможность регистрации любых других действий сотрудников только по биометрическому разрешению

    Экспорт данных во внешних форматах (MS Excel, текст, HTML).

    Программный продукт E-Staff Рекрутер предназначен для рекрутинговых агентств, а также для кадровых служб компаний, осуществляющих подбор сотрудников. E-Staff Рекрутер — система полного цикла, автоматизирующая большинство рутинных операций в рекрутинге.

    E-Staff Рекрутер может использоваться как комплексная программа для HR, занимающихся подбором персонала, так и программа для кадровых агентств. В обоих случаях E-Staff Рекрутер позволяет автоматизировать большинство операций, связанных с подбором персонала, включая обработку резюме, ведение базы кандидатов, управление вакансиями, работу с заказчиками, получение аналитических данных и т.д.

    Статья написана по материалам сайтов: studopedia.ru, on-www.ru, vuzlit.ru.

    »

    Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
    Загрузка...
    Добавить комментарий

    Adblock
    detector