АКТ приема-передачи печати — Формы документов

Акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью и тем более индивидуальные предприниматели не обязаны иметь печать (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ ). В то же время, документ, скрепленный печатью, в глазах большинства пользователей вызывает большее доверие, а потому использование печати до сих пор достаточно распространено.

Если организация решает использовать печать, сведения о ее наличии должны содержаться в уставе (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ , п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ ). В общем случае правом использования печати в организации обладает единоличный исполнительный орган. Обычно это генеральный директор. Особенно это касается основной, так называемой «гербовой» печати организации. Но поскольку организации, в которых предусмотрено применение печати, используют ее на многих учетных и кадровых документах (например, на товарных накладных или трудовых договорах), то обычно изготавливаются несколько печатей (например, «для договоров» или «для накладных»), которые затем передается для использования в соответствующие структурные подразделения с назначением лиц, ответственных за сохранность печатей. А как составить акт приема-передачи печати?

Обеспечиваем контроль за движением печати в организации

В целях избежания использования печати не по назначению, в организации необходимо обеспечить контроль за ее наличием и движением. Особенно это актуально в тех случаях, когда печатей несколько. Для этого в организации может вестись журнал учета печатей, в котором регистрируется каждый изготовленный экземпляр печати, приводится образец его оттиска, указываются назначение печати и место ее хранения, а также обстоятельства выбытия печати. В этом же журнале можно предусмотреть место для подписи лиц, которым изготовленная печать была первоначально выдана.

Факт использования печати и обязанность по обеспечению ее сохранности могут предусматриваться в трудовом договоре с работником или его должностной инструкции.

В том случае, когда печать, используемую руководителем организации или иным ответственным лицом, необходимо передать другому сотруднику, целесообразно составить акт приема-передачи печати. Пример акта приема-передачи печати (образец) скачать можно по приведенной ниже ссылке.

Составляем акт приема-передачи печати

Акт приема-передачи печати или штампов организации составляется в произвольной форме. В нем указывается основание, в связи с которым печать передается (например, увольнение ответственного за печать работника или его очередной отпуск), сведения о сотруднике, который печать передает, и сотруднике, ее принимающем. Можно указать также реквизиты приказа или иного распорядительного документа, на основании которого был составлен акт приема-передачи печати. Оттиск передаваемой печати нужно тоже привести в акте. Для подтверждения права нового работника использовать печать руководитель может выдать ему соответствующую доверенность, реквизиты которой можно также дополнительно отразить в акте.

Составляется акт приема-передачи печати обычно в двух экземплярах – для сдатчика печати и ее получателя. Скрепляется приемо-сдаточный акт подписями указанных в нем лиц.

Приведем для акта приема-передачи печатей и штампов образец его заполнения.

Образец акта приёма-передачи печати

Акт приема-передачи печати составляется тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.

Кто обязан пользоваться печатями

Печать в некотором роде является пережитком прошлого, тем не менее, ее использование носит широчайшее распространение. Она в ходу у самых разных представителей бизнеса, а также в государственных структурах.

С 2016 года юридические лица, т.е. коммерческие компании, независимо от рода их деятельности и принадлежности к малому, среднему или крупному бизнесу не обязаны пользоваться печатями и штампами. Норма по их применению может быть закреплена в учетной политике предприятия сугубо на добровольной основе. Что касается индивидуальных предпринимателей, то на них обязанность применять печати или штампы в работе никогда не накладывалась, поэтому наличие печати у ИП всегда было признаком собственного волеизъявления.

В каких случаях используется акт приема-передачи

Чаще всего перемещение печати от одного работника предприятии к другому происходит по трем причинам.

Временное отсутствие ответственного лица на рабочем месте (больничный, командировка, отпуск и т.п.).

Назначение нового ответственного лица руководством компании (например, в связи с увольнением прежнего или же утраты к нему доверия).

Это интересно:  Процедура получения РВП и документы для этого в 2019 году

Печать может передаваться в пользование другой компании для заверения документов от лица ее держателя.

Кто составляет акт

Данный документ составляется от имени двух сторон. Одной из них выступает человек в ведении которого находилась печать до ее передачи, а второй – тот, кому она, собственно, передается. Оба эти сотрудника должны заверить акт своими подписями.

Правила составления акта

На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати. Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов.

В акте обязательно должно быть указано:

наименование компании — владельца печати,

должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника

и того, которому она передается,

нужно отразить причину передачи,

дату, до которой печать переходит в другие руки,

поставить оттиск печати,

подписи обоих сотрудников.

С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.

Правила оформления акта

Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере.

Документ создается в трех экземплярах:

один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,

второй поступает во владение будущему ответственному лицу,

третий передается в компанию.

После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).

Образец акта приёма-передачи печати

В начале документа посередине строки пишется его наименование (с коротким обозначением сути) и номер по внутреннему документообороту.

Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.

Далее фиксируется собственно сам факт приема-передачи. Здесь необходимо указать:

полное наименование компании (в соответствии с учредительными бумагами),

повод, послуживший обоснованием для процедуры передачи печати,

должность, фамилию-имя-отчество того, от кого она переходит,

должность, фамилию-имя-отчество того, кому она поступает.

В этом же абзаце нужно вписать,

на основании каких документов действуют сотрудники

и ссылку на приказ или распоряжение, послужившее основанием для перемещения печати.

Ниже нужно поставить оттиск этой печати, а также написать, на какой срок она передается (это может быть какая-то конкретная дата или же бессрочный период).

В завершение бланк должен быть заверен автографами обоих сотрудников с расшифровками подписей.

Акт приема-передачи печати

12″ марта 2017 г.

Печать переходит в распоряжение Сурикова П.Р. вплоть до возвращения директора Новикова А.И. из командировки.

Акт приема-передачи документов (образец)

akt_priema-peredachi_dokumentov.jpg

Похожие публикации

В процессе осуществления деятельности в организации может произойти смена генерального директора или других должностных лиц. В связи с этим необходимо правильно провести передачу документации. Просто так важные документы передавать нельзя — стороны должны составить акт приема-передачи документов (образец 2019 года вы найдете в конце статьи). Данный акт станет весомым доказательством того, какие именно бумаги были переданы в определенный момент времени.

Что это за документ и обязательно ли его надо оформлять?

Акт приема-передачи документов формируется в рамках корпоративных отношений. Это документ, в котором отображается передача бухгалтерских, учредительных и прочих документов от одного лица другому (или от одной организации к другой). Подписанный представителями обеих сторон акт подтверждает тот факт, что один участник правоотношений передал документацию, а второй – получил ее.

В действующем законодательстве отсутствует требование о том, что акт приема-передачи бухгалтерских документов или иной внутренней документации необходимо составлять в обязательном порядке. Но, несмотря на это, должностные лица часто используют его. Документ имеет юридическое значение, и если дело дойдет до судебных разбирательств по причине утери каких-либо бумаг и т.п., он будет выступать в качестве важного доказательства.

Данный документ особенно важен, если происходит смена руководителя, его заместителей или главного бухгалтера. Этот процесс всегда сопровождается сдачей дел, поэтому здесь важна каждая мелочь. Прежде, чем подписать акт, заинтересованная сторона должна проверить предоставленный ей пакет документов, иначе впоследствии она может столкнуться с неожиданными неприятностями.

В каких случаях требуется оформление акта?

Акт приема-передачи документов, образец которого будет представлен далее, необходим в таких случаях:

Это интересно:  Перерегистрация автомобиля на нового владельца в 2019 году - без смены номеров, стоимость, документы

при передаче документации от одного сотрудника другому;

при смене руководящих лиц в организации;

при перемещении важных документов внутри предприятия;

при сдаче бумаг на хранение в архив компании.

Особенности составления документа

Форма акта приема-передачи документов не установлена на законодательном уровне. Каждая организация имеет право разрабатывать ее по своему усмотрению. В документ обязательно следует включить такие реквизиты:

его полное наименование;

дату и место составления;

состав комиссии (при ее назначении);

подробный перечень документов, передающихся от одного физического лица другому;

присвоенные регистрационные номера документов, дел и т.п.;

Ф.И.О. и подписи лиц (кто сдал, и кто принял);

подписи членов комиссии.

При составлении акта приема-передачи бухгалтерских документов значительное внимание надо уделить бумагам, которые передаются в оригинале. В акте обязательно делают отметку об этом. Если сторона, которая приняла финансовую документацию, утратит какой-нибудь документ и попытается обвинить в этом другую сторону – в суде всегда можно доказать свою правоту. Рекомендуется также снимать копии всех передаваемых бумаг.

Составление акта при смене генерального директора

Составление акта приема-передачи документов при смене директора – это типичная процедура, связанная с особенностями корпоративных отношений. Часть документации восстановить крайне трудно, поэтому факт передачи тщательно фиксируется. Принимающая сторона должна уделить большое внимание проверке учредительных документов, лицензий, доверенностей, договоров. При необходимости к акту прикладывают ксерокопии наиболее важных бумаг и описи документов.

Прямая обязанность генерального директора передавать документацию по акту нигде не зафиксирована. Однако, в п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ указано, что при смене руководителя компании необходимо обеспечить и передачу бухгалтерских документов. Порядок передачи каждая организация определяет самостоятельно. Положения, регламентирующие обязательную передачу документации от бывшего гендиректора к новому, следует закрепить в локальных нормах организации.

Составление акта при смене бухгалтера

Акт приема-передачи документов при смене главного бухгалтера необходимо составлять для того, чтобы у нового сотрудника был на руках точный перечень имеющихся в наличии бумаг. Если в состав бухгалтерской документации входят бланки строгой отчетности – на них следует составить отдельный акт. Передачу печати также стоит оформить новым актом. При передаче дел могут присутствовать представители специально созданной комиссии.

Рекомендации по оформлению акта

Акт приема-передачи документов (образец простой формы можно использовать в качестве примера) оформляют на фирменном бланке организации.

Документ можно сформировать на компьютере или заполнить от руки.

Акт составляют в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

На каждом экземпляре должны стоять подписи должностных лиц и членов специальной комиссии (если она создавалась).

Заверение печатью не требуется, но при желании это можно сделать.

В акте следует прописать полный перечень передаваемых дел (папок). При необходимости отдельным приложением можно составить подробную опись вложений в них. Необходимо правильно указывать наименование и количество имеющихся экземпляров документов.

Если осуществляется передача ценных документов – в акте указывают полные реквизиты организации и паспортные данные заинтересованных лиц. При передаче стандартной документации можно использовать простую форму акта.

Так как генеральный директор и главный бухгалтер являются материально ответственными лицами, перед передачей дел они обязаны провести инвентаризацию имущества и документов. Об этом сказано в п. 22 Методических указаний, утв. приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н.

Акт приема-передачи печати

Составление акта приема-передачи печати происходит тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.

Кто обязан пользоваться печатями

Печать в некотором роде является пережитком прошлого, тем не менее, ее использование носит широчайшее распространение. Она в ходу у самых разных представителей бизнеса, а также в государственных структурах.

С 2016 года юридические лица, т.е. коммерческие компании, независимо от рода их деятельности и принадлежности к малому, среднему или крупному бизнесу не обязаны пользоваться печатями и штампами. Норма по их применению может быть закреплена в учетной политике предприятия сугубо на добровольной основе. Что касается индивидуальных предпринимателей, то на них обязанность применять печати или штампы в работе никогда не накладывалась, поэтому наличие печати у ИП всегда было признаком собственного волеизъявления.

Зачем нужен акт приема-передачи печати

Печать на любом предприятии – объект особо охраняемый, за ее содержание и сохранность, как правило, отвечает один конкретный человек: либо директор компании, либо сотрудник, назначенный на это особым распоряжением руководства. Часто для хранения печати рекомендуют использовать специальный сейф, с доступом ограниченного круга лиц.

При помощи печати визируется документация фирмы, причем зачастую важность бумаг значения не имеет – это могут быть какие-то ежедневные рутинные документы или же ценные договоры и контракты. Без специального оттиска, который обычно содержит реквизиты организации и иногда какие-то секретные обозначения (такая маркировка используется для защиты печатей и штампов от подделки) тот или иной документ не будет считаться действительным, именно поэтому организации стремятся ограничить доступ к печатям. Соблюдение определенных мер безопасности позволяет также избежать попадания печатей и штампов в руки мошенников и прочих нечистоплотных граждан, а значит и использования их в корыстных или каких-то иных злонамеренных целях.

Это интересно:  Фальшивые документы для сына Слуцкого

Печать, конечно, можно передать и без составления акта, но в случае, если произойдет какое-то нештатное, выходящее за рамки закона событие с применением печати, установить и доказать виновность того или иного лица будет крайне затруднительно.

В каких случаях используется акт приема-передачи

Чаще всего перемещение печати от одного работника предприятии к другому происходит по трем причинам.

  1. Временное отсутствие ответственного лица на рабочем месте (больничный, командировка, отпуск и т.п.).
  2. Назначение нового ответственного лица руководством компании (например, в связи с увольнением прежнего или же утраты к нему доверия).
  3. Печать может передаваться в пользование другой компании для заверения документов от лица ее держателя.

Кто составляет акт

Данный документ составляется от имени двух сторон. Одной из них выступает человек в ведении которого находилась печать до ее передачи, а второй – тот, кому она, собственно, передается. Оба эти сотрудника должны заверить акт своими подписями.

Правила составления акта

На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати. Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов.

В акте обязательно должно быть указано:

  • наименование компании — владельца печати,
  • должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника
  • и того, которому она передается,
  • нужно отразить причину передачи,
  • дату, до которой печать переходит в другие руки,
  • поставить оттиск печати,
  • подписи обоих сотрудников.

С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.

Правила оформления акта

Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере.

Документ создается в трех экземплярах:

  • один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,
  • второй поступает во владение будущему ответственному лицу,
  • третий передается в компанию.

После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).

Образец акта приёма-передачи печати

  1. В начале документа посередине строки пишется его наименование (с коротким обозначением сути) и номер по внутреннему документообороту.
  2. Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
  3. Далее фиксируется собственно сам факт приема-передачи. Здесь необходимо указать:
    • полное наименование компании (в соответствии с учредительными бумагами),
    • повод, послуживший обоснованием для процедуры передачи печати,
    • должность, фамилию-имя-отчество того, от кого она переходит,
    • должность, фамилию-имя-отчество того, кому она поступает.

В этом же абзаце нужно вписать,

  • на основании каких документов действуют сотрудники
  • и ссылку на приказ или распоряжение, послужившее основанием для перемещения печати.
  • Ниже нужно поставить оттиск этой печати, а также написать, на какой срок она передается (это может быть какая-то конкретная дата или же бессрочный период).
  • В завершение бланк должен быть заверен автографами обоих сотрудников с расшифровками подписей.
  • Статья написана по материалам сайтов: www.webohrannik.ru, spmag.ru, assistentus.ru.

    »

    Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
    Загрузка...
    Добавить комментарий

    Adblock
    detector